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Tecnologia Workflow: como usá-la para automatizar processos na concessionária

Tecnologia Workflow: como usá-la para automatizar processos na concessionária

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Fluxo de trabalho é a tradução literal do termo workflow, mas, na prática do negócio, ele é muito mais do que isso ao adicionar ferramentas e elementos de otimização dos recursos envolvidos e automatização das ações de rotina.

Ou seja, ele reúne pessoas, recursos, dados, informações e setores organizando um processo desburocratizado e eficiente, com baixos custos e ótimos resultados. Para uma concessionária, tais benefícios são inquestionavelmente satisfatórios, não é mesmo?

Por esse motivo, reunimos neste post uma série de informações e boas práticas para que esse mecanismo de gestão possa ser utilizado satisfatoriamente nos processos de sua concessionária. Confira!

Como funciona um workflow?

É preciso entender o que são os processos de um negócio primeiramente. Cada setor, como o de vendas, tem uma série de rotinas e procedimentos que definem o andamento de suas atividades.

Tais ações têm um nível de organização e sequência que são respeitadas, mas a partir da inclusão da filosofia e ferramenta de workflow, todos esses procedimentos são otimizados e, ainda, melhor conectados aos demais processos do setor e da empresa.

Ou seja, tudo é organizado de maneira fluida e passa a obedecer à lógica do BPM.

O que é BPM?

Business Process Management (BPM) também é conhecido como Gerenciamento de Processos de um Negócio prega, entre outras diretrizes, a utilização de um sistema tecnológico que contemple a automação de suas etapas, detalhamento do fluxo e importância de informações entre seus diferentes integrantes.

O workflow pode ser entendido como uma parte considerável ou, até mesmo, a espinha dorsal das estratégias definidas pelo BPM.

Um bom exemplo de sua aplicabilidade é a importância das informações de uma venda repassada para o setor de finanças. Sem o detalhamento, formatação das informações e prazos de envio, o controle de arrecadação de tributos, recolhimentos e pagamentos de importância contábil podem ser comprometidos.

Como consequência, a concessionária pode amargar prejuízos com o pagamento de multas governamentais, além de ter seu funcionamento em risco, caso a quitação não seja realizada dentro dos parâmetros estabelecidos pela entidade fiscalizadora.

Existe mais de um tipo de workflow?

Uma possível forma de classificar tais ferramentas é pelo porte e complexidade da empresa que o utilizará. Naquelas com grande volume de dados e funcionários, o ideal é que seja utilizado um tipo que priorize a formulação e execução de processos rígidos, por exemplo.

Negócios que lidam com diferentes necessidades, produtos e serviços também podem usar um workflow, mas, nesse caso, o ideal é que ele seja passível de mudanças do processo em favor da satisfação.

Por fim, um último tipo de ferramenta é considerada o meio-termo entre as duas primeiras. Ela permite o registro de processos rígidos, mas que tenham condicionantes e variáveis que permitam um bom percentual de personalização das etapas.

Quais suas vantagens para o negócio?

As informações apresentadas ajudam no entendimento da importância do workflow e a maneira como ele deve ser elaborado.

Melhora o gerenciamento de tarefas

Com uma organização justa, o gerenciamento das tarefas a serem executadas é muito mais simples, além de discriminar quais são os envolvidos e quais são seus requisitos para o andamento.

Assim, com uma estimativa de como ele atua, pode tanto promover melhorias, como também utilizar essa informação para fazer projeções e dar estimativas mais fiéis no atendimento ao cliente.

Aumenta a fluidez e agilidade do processo

Com setores e responsáveis pelas etapas devidamente relacionados em cada processo, o workflow garante que todos os envolvidos acompanhem a evolução e atuem quando forem necessários para a resolução da demanda.

Uma ferramenta de workflow também permite a integração com outros sistemas gerenciais. Assim, informações que devem ser compartilhadas entre setores, dados que devem ser registrados, apurados e enviados para controles de tributação e contábil, por exemplo, são realizados de maneira muito mais fluida e ágil.

Reduz a incidência de falhas

Com a eliminação de ações humanas no registro e desenvolvimento de etapas de baixa complexidade, garante-se a redução de custos e melhor alocação dos colaboradores. Além disso, com a emissão de relatórios de análise do workflow é possível tomar melhores decisões no negócio.

Otimiza os custos

Se a equipe é retirada de processos e etapas de baixa complexidade, ela pode ser redirecionada para outros setores de maior relevância estratégica, e mesmo aquelas que anteriormente executavam atividades mecânicas podem contribuir com suas experiências para melhorar o desempenho do negócio como um todo.

Um workflow traz consideráveis contribuições para a eficiência operacional, enfatizando a produtividade, excelência na execução e claro, na redução de custos.

Oferece apoio estratégico e rápida resposta ao mercado

Valorizar tal estratégia, no entanto, não traz somente efeitos imediatos. Além da economia gerada, que garante melhor alocação de recursos, o workflow traz eficiência na organização dos processos garantindo maior competitividade e facilidade de resposta para as mudanças do mercado.

Nesse sentido, o mercado em que as concessionárias estão inseridas pode sofrer diferentes influências. Crises econômicas sensibilizam mais intensamente as vendas de carros populares, enquanto a variação do dólar pode trazer ameaças ou oportunidades àqueles que trabalham com modelos importados.

Com os processos bem coordenados, a concessionária consegue responder rapidamente ao novo desafio e estar um passo à frente da concorrência, que ainda estará se mobilizando para reorganizar suas ações.

A clareza que o workflow traz para os processos da empresa são cruciais para o sucesso de sua gestão. Ele cria uma linguagem comum para diferentes profissionais e setores, além de gerar um sentimento de integração e parceria entre todos os envolvidos.

Em outras palavras, a utilização de um workflow na gestão de processos de uma empresa tem efeitos, até mesmo, motivacionais e de relacionamento interpessoal. Para uma concessionária que depende da atuação dos seus vendedores e precisa que todos os seus colaboradores ajam em prol do lucro e satisfação dos clientes, isso é fundamental, não é mesmo?

Um bom exemplo de aplicação dessa tecnologia você encontra no DMS Dealernet Workflow.

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