Não há como aplicar uma boa gestão de documentos fiscais sem segurança e eficiência, concorda? É um assunto muito sensível para a empresa e exige um olhar bem minucioso do gestor para evitar problemas.

Além disso, há uma série de vantagens na aplicação de uma prática mais orgânica e enxuta na gestão de arquivos e inclusive isso evidencia de que forma a tecnologia contribui para catapultar o desempenho da companhia.

É por isso que neste post falaremos sobre a importância de administrar documentos fiscais, apontando os principais impactos nos processos empresariais. Acompanhe!

Qual a importância de uma boa gestão de documentos fiscais?

Os líderes modernos vivem imersos em suas obrigações cotidianas. À frente de processos complexos e responsáveis por decisões fundamentais ao crescimento do negócio, muitas vezes é difícil perceber detalhes que, se otimizados, podem gerar ganhos expressivos para a empresa. É o caso, por exemplo, da gestão de documentos fiscais nas concessionárias.

A busca por soluções mais ágeis e transparentes deve ser constante. Afinal, somente ao implantar novas ferramentas e rotinas, impulsionando operações e minimizando retrabalhos, é possível ganhar competitividade e eficiência.

A gestão, em termos amplos, pressupõe o monitoramento de uma série de atividades complementares. Ao gerenciar uma empresa, o profissional se dedica a entender a dinâmica da operação e a controlar os indicadores produtivos, garantindo o alinhamento de objetivos e o acúmulo de bons resultados.

Os líderes mais experientes já estão habituados a um contexto desafiador, no qual cada atividade, por mais rotineira que seja, resguarda uma oportunidade valiosa de otimizar processos e de maximizar performances. Basta saber para onde olhar e o que procurar.

Os documentos fiscais certamente pertencem a essa categoria. Indispensáveis para manter a legalidade das operações perante os órgãos reguladores, os arquivos também evitam que a companhia incorra em desvios perigosos, passíveis de sanções e multas.

A lei de Ajustes SINIEF nº 7, de 2005, por exemplo, obriga o armazenamento dos arquivos XML, NFE e CTE por 5 anos (cláusula 10). Considerando que o documento válido, no caso de uma auditoria interna ou externa, é justamente o XML, e não a Danfe, convém seguir à risca as exigências do Governo. A lei, em si, é federal, mas suas consequências também são estaduais e valem para todas as empresas brasileiras — inclusive concessionárias.

Os benefícios de uma administração automatizada e eficaz influencia todas as esferas do negócio, para muito além da Controladoria. A demanda de suprimentos e as rotinas comerciais, para citar apenas duas, também são diretamente impactadas pela qualidade da gestão de arquivos fiscais, uma vez que a entrada de NFs e o envio de comprovantes para o cliente fazem parte dos processos de qualquer companhia.

A visão do executivo da Dealernet é coerente com a postura dos líderes contemporâneos focados em resultados. Já habituados a enxergar o potencial e os desdobramentos de cada decisão que tomam, não é diferente quando o assunto é a documentação fiscal interna.

É importante que todo o corpo diretivo — e, por consequência, também os colaboradores direta ou indiretamente envolvidos na operação — esteja ciente das implicações positivas de uma administração enérgica desses arquivos.

Redução de custos

A minimização do risco financeiro é, sem dúvida, um dos maiores atrativos de uma solução de gestão focada nas demandas do time fiscal — e, claro, para o gestor encarregado de supervisionar a operação e endossar os resultados do negócio.

Nas concessionárias, assim como em empresas de diversos portes e segmentos, a economia gerada pode provir de várias fontes. Seja ao eliminar o retrabalho, agregando produtividade às rotinas dos profissionais; seja na prevenção de multas e/ou penalidades que podem ser impostas em função de equívocos no cumprimento de obrigações fiscais.

Ganho em eficiência de processos

A gestão da documentação fiscal toma grandes proporções desde o momento em que se torna uma prioridade no cotidiano da organização. Quando há centralização de dados, automatização de tarefas e facilidade no manejo das informações, fica mais simples concluir as tarefas em aberto — principalmente as obrigações tributárias.

O departamento fiscal, que é comumente atarefado, ganha agilidade e eficiência com uma solução aderente. Da mesma forma com que pendências corriqueiras, tais como o cancelamento de notas, podem ocasionar confusões e atrasos, a implantação de uma solução para gestão fiscal pode solucionar problemas com rapidez e confiabilidade.

Aumento da segurança

Para grande parcela dos especialistas, o maior ganho é o de produtividade. Quando, por exemplo, o líder dispõe de uma solução que centraliza os documentos, tornando-os facilmente acessíveis, a equipe fiscal pode trabalhar livremente nos arquivos XML.

Se você tem uma gestão efetiva dos registros, também pode armazená-los em cloud computing de forma organizada, melhorando a performance dos profissionais que interagem com esses itens.

Como melhorar a eficiência dos processos fiscais?

A essa altura, já dá para perceber que os benefícios de otimizar a administração dos arquivos internos, principalmente aqueles que se referem às obrigações fiscais, são vastos e profundos. Lembre-se de que recursos efetivos são aliados fundamentais no ganho de produtividade e na redução de riscos desnecessários — mas, ainda assim, bem perigosos à saúde das concessionárias.

De forma a impulsionar a eficiência dos processos fiscais, ajustando rotinas e extraindo o máximo potencial de cada uma delas, alguns procedimentos fazem toda a diferença no dia a dia da organização. Certifique-se de ajustá-los internamente, orientando-os à transparência administrativa.

Controle entradas e saídas

É comum encontrar empresas que armazenam apenas os documentos que emitem (NFs de saída), quando, na verdade, também deveriam manter os registros dos arquivos que recebem (NFs de entrada). Além disso, a nova dinâmica do mercado e dos recursos utilizados sugere o gerenciamento de XMLs de entrada e saída em nuvem, permitindo o acesso aos documentos de forma rápida, fácil e segura.

Verifique e comprove as NFs

O Portal XML, solução da Dealernet, agiliza uma tarefa essencial na rotina fiscal: a validação das NFs de entrada. O sistema se encarrega de consultar, fazer o download e armazenar automaticamente todos os arquivos recebidos diretamente na SEFAZ. As NFs de saída, por sua vez, são importadas diretamente do programa de gestão da concessionária ao software Portal XML.

Estabeleça uma política de armazenamento

Assim como acontece no caso do controle de NFs de entrada e saída, grande parte das empresas armazenam seus documentos fiscais de maneira errônea — em pastas, pen drives e servidores locais, por exemplo. Neste contexto, os riscos são enormes: perder arquivos, receber multas pelo cumprimento da legislação (R$ 1.200 por arquivo XML) e glosa de créditos fiscais são alguns dos perigos mais relevantes.

A forma mais indicada de prevenir desvios e prejuízos é, portanto, priorizar uma política adequada de armazenamento. Como já mencionado, a nuvem é uma excelente alternativa para conferir tranquilidade às rotinas do negócio.

Invista em tecnologia

O poder da tecnologia é inegável. Ano após ano, as maiores marcas investem em mecanismos capazes de padronizar, automatizar e alavancar processos. Isso é realidade também para as de menor porte, que sentem a necessidade de contar com recursos semelhantes para se diferenciar dos concorrentes.

A gestão de documentos fiscais é, portanto, uma excelente forma de empregar o potencial tecnológico. Implantar soluções de administração enxuta faz toda a diferença nos retornos da organização.

Crie rotinas de gestão

Com relação à possibilidade de melhorar os processos de gestão de documentos fiscais, é fundamental criar rotinas de gestão na empresa, pois isso impacta na produtividade e na redução de erros nesse processo.

Quando falamos de rotina nos referimos a padrões que ajudam bastante a nortear ações e organizar o controle. Funciona como um checklist que auxilia o gestor a não esquecer demandas cruciais para essa gestão.

Nesse controle há muitos detalhamentos. Isso faz com que o gestor tenha muita dificuldade com controles manuais e praticamente o obriga a buscar soluções mais eficazes como as digitais para esse controle.

Compartilhe informações

É importante também alertar sobre a importância do compartilhamento de informações na empresa, e a tecnologia pode ser uma aliada nesse ponto. De forma nenhuma essas informações devem estar centralizadas sob pena de engessar o controle.

Pensar em mecanismos manuais e arquivos físicos é uma prática não recomendada. O acesso pode acabar sendo dificultado se considerarmos salas fechadas ou locais de difícil acesso.

Já quando estruturamos essa parte em meios tecnológicos podemos disponibilizar o acesso a uma determinada pasta que tenha login e senha. Assim é possível entrar nas informações de forma mais rápida e simples, mas sem desconsiderar a segurança da informação.

Por que usar a tecnologia na gestão de documentos fiscais?

O último aspecto merece um pouco mais de atenção. A justificativa é forte: entre os gestores mais competitivos, a tecnologia desponta como um recurso indispensável à gestão moderna e, consequentemente, aos resultados corporativos.

No que tange à gestão de documentos fiscais, a tecnologia figura como uma ferramenta poderosa para aparar arestas da operação e proporcionar uma gama de benefícios diferenciais.

Imagine contar com um sistema de gestão de documentos fiscais que, ao disponibilizar filtros diversos, permite que você consiga localizar e abrir uma Danfe na sua tela, fazendo a apuração de nota por nota. Se (e quando) preferir, pense em um software que proporciona o download de lotes completos, com 30, 40, 100 ou 500 arquivos, a depender da sua necessidade. Isso é produtividade e segurança!

A Dealernet acumula 27 anos de experiência em gestão de concessionárias e oferece um software completo para automatizar processos, otimizar recursos e assegurar a efetividade da gestão — inclusive no que compete à documentação fiscal. A tecnologia da Dealernet é o mecanismo que sua empresa precisa para crescer de forma segura, sustentável e em consonância às obrigatoriedades legais.

Qual a importância da computação em nuvem para documentos fiscais?

Hoje em dia a transformação digital já impactou quase que totalmente todos os setores. Entre as tecnologias de maior destaque para o presente e para o futuro encontra-se a computação em nuvem.

O uso da nuvem na gestão dos documentos fiscais é muito mais eficaz relacionado à alternativa de utilizar pendrives ou pastas locais para o backup dos documentos. E aí não só temos segurança, mas praticidade e organização.

Os pendrives, com certeza, não representam a melhor prática. Nesse controle a sua empresa estará suscetível a uma série de problemas como perda, defeitos técnicos na mídia ou até uso indevido.

O backup de documentos em máquinas locais melhora um pouco o problema, mas não resolve completamente. Novamente os defeitos técnicos podem ser um entrave, além dos custos com equipamentos e sistemas de segurança.

No cloud computing ou computação em nuvem tudo isso é resolvido. Em apenas um pacote de dados é possível ter acesso virtual com senha e categorização de usuários. Esse controle não exige máquinas próprias para a guarda o que garante economia de recursos e praticidade na gestão dos dados e informações.

Como escolher o melhor software de gestão?

Grande parte das ações que envolvem aplicar uma gestão de excelência consideram usar soluções digitais. Com uma era voltada para a gestão de dados, fica praticamente impossível sobreviver sem os softwares empresariais.

Você deve pautar sua escolha em uma série de características fundamentais. Há uma série de opções entre pagas e gratuitas no mercado. Pode ser até que uma versão grátis atenda o seu negócio se for um porte pequeno, porém, normalmente esses acessos são muito limitados e podem atrasar a evolução do negócio em determinados pontos.

Você deve considerar principalmente as funcionalidades disponíveis e entender como elas impactarão no seu negócio. Mais um fator fundamental é o potencial de integração que a ferramenta disponibiliza. Trabalhar com sistemas isolados não é a melhor prática. Veja agora alguns dos principais pontos para escolher.

Expertise da empresa responsável

Experiência e sucesso. São dois fatores inegociáveis nessa escolha. O mercado de TI deve ser dominado por essa empresa e ela deve estar em constante desenvolvimento de plataformas atualizadas para o mercado.

Além disso, a empresa precisa contar com parcerias tecnológicas e ter uma cultura voltada para a inovação. Alia-se a isso, a expertise de gestão que precisa compor a base do desenvolvimento das soluções.

Finalmente, mais uma expertise que não pode faltar é o conhecimento jurídico e nível de compliance que a ferramenta deverá oferecer ao usuário. É importante que a empresa já esteja antenada e demonstre autoridade em demandas emergentes como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados)

Cobertura

Tempo, quantidade, qualidade e abrangência. Todos esses fatores compõem a avaliação de uma boa cobertura. Quando o gestor pesquisar sobre a solução e sobre a empresa deverá se certificar que todos esses elementos sejam contemplados.

O tempo de contrato é uma das opções mais importantes, pois não adianta ter uma solução forte, porém com baixo tempo de acesso, afinal decisões estratégicas e planejamento não se resolvem em meses. Nesse caso, um ano ou mais são tempos mais justos.

Quantidade de funcionalidades é outro fator de diferencial. Há soluções que cobram muito caro para disponibilizar o acesso à totalidade de recursos. Nesse caso, é importante que o gestor saiba até onde vai a necessidade do negócio e não contratar um plano muito básico ou muito avançado.

Mais um fator é a qualidade de funcionamento do software. De nada adianta promessas se os recursos não funcionam adequadamente. Então se possível peça uma demonstração do funcionamento e faça um correlacionamento com as necessidades do seu negócio.

Já a abrangência se refere ao poder de expansão do atendimento da empresa, tanto em fatores geográficos como em questões de áreas. Ou seja, não é o ideal que a ferramenta controle somente a gestão de documentos fiscais, mas todos os setores envolvidos com integração e sinergia.

Recursos disponíveis

Finalmente, é preciso considerar o potencial de recursos disponíveis não só em funcionalidades, mas em soluções. Uma concessionária pode trazer um universo bem vasto de controles e isso exige ferramentas dedicadas, porém, sempre integradas para a eficácia da gestão.

A gestão de CRM é uma demanda fundamental já que envolve diretamente o relacionamento com clientes, que está muito diferente desde o advento da internet e essa é uma solução que não pode faltar. Outros pontos importantes no universo de concessionárias são:

• soluções para negociação de peças e acessórios;
• automação de processos bancários;
• integração de operações de cartões;
• pagamento via máquinas móveis; entre outros.

Se o conteúdo sobre gestão de documentos fiscais despertou em você a percepção de que é possível fazer mais e melhor, é hora de agir! A Dealernet pode ajudá-lo a alcançar resultados mais significativos e perenes.

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