Produtividade e gestão do tempo: 4 estratégias para aumentar seu desempenho

Produtividade e gestão do tempo são dois fatores intimamente ligados. Essa conexão deve ser bem explorada pelos gestores de excelência para extrair o melhor desempenho da equipe.

Quando alinhados corretamente, esses dois elementos podem aumentar significativamente a performance corporativa. Vamos aprender a organizar esse raciocínio?

Neste artigo, você descobrirá a importância disso para a empresa, os conceitos essenciais que cercam essa relação e as quatro dicas mais importantes para elevar de vez o desempenho. Confira!

Qual a importância do planejamento para a produtividade e a gestão do tempo?

O planejamento é essencial para o controle desses dois fatores. Afinal, como gerir o tempo e aumentar a produtividade se não há registro de informações sobre o caráter de importância ou de urgência de uma atividade, além da quantidade de tempo disponível para a realização?

Então, o planejamento auxilia na quantificação, na caracterização e na organização de tarefas para execução. Além disso, adota métodos mais adequados para controle, fazendo com que a produtividade tenha uma diretriz a obedecer. Conheça, agora, algumas das principais metodologias para planejar produtividade e gestão do tempo.

Método Kanban

O método Kanban é uma técnica muito utilizada em gerenciamento de projetos nas grandes empresas. A ideia é agrupar tarefas em listas dispostas por colunas diferentes, em que há uma cronologia até a finalização.

Você pode, por exemplo, criar uma classificação em que a primeira coluna listaria tarefas "para fazer"; a segunda listaria tarefas "em execução" e a terceira listaria tarefas "realizadas". A cada passo, a tarefa deve "transitar" entre uma coluna e outra.

Método GTD

GTD vem do inglês Getting Things Done, que significa "fazendo coisas". Essa metodologia parte de 5 premissas fundamentais para a organização do seu tempo. Veja, agora, na ordem:

1. capture todas as tarefas importantes, que merecem atenção, e organize;
2. esclareça o valor de importância de cada uma e verifique se exige ações imediatas ou não;
3. organize as tarefas de acordo com a ordem de prioridade estabelecida no passo anterior;
4. reflita constantemente sobre o valor atribuído para cada tarefa para garantir que o raciocínio foi o adequado;
5. engaje com a execução das tarefas.

Método GUT

É uma matriz de três elementos: gravidade, urgência e tendência. Para cada um, é fundamental estabelecer um nível de acordo com a estratégia empresarial. Conheça, agora, os critérios para a classificação desses elementos.

Gravidade:

1. sem gravidade;
2. pouca gravidade;
3. grave;
4. muita gravidade;
5. extremamente grave.

Urgência:

1. sem urgência;
2. pouca urgência;
3. solução rápida;
4. urgência;
5. solução imediata.

Tendência:

1. não mudará;
2. piorará no longo prazo;
3. piorará;
4. piorará no curto prazo;
5. piorará rapidamente.

A partir dessa classificação, você contabilizará a pontuação para cada tarefa. Então, você organizará as que apresentarem o maior total para o menor total.

Método Pomodoro

É uma técnica inspirada em relógios de cozinha para ampliar o foco em curtos períodos de tempo e separar pequenos momentos de descanso para a recarga de energia e novo foco em tarefas.

Então, o tempo de execução recomendado é de 25 minutos com pausa de 5 minutos. Esse ciclo deve ser retomado até 4 vezes para uma pausa mais longa de 30 minutos. Então, todo o processo deve ser reiniciado até que a tarefa esteja totalmente concluída.

Método Covey

É uma metodologia do Dr. Stephen R. Covey que diferencia a interpretação de tarefas importantes e tarefas urgentes. O estudioso é autor do livro "Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes" e classifica atividades como:

• importantes: quando exigem planejamento e tempo para execução e necessitam de pensamento prévio;
• urgentes: quando exigem atenção imediata por conta de prazos.

A partir desse raciocínio, Covey classifica as tarefas em 4 estágios diferentes:

• importante e urgente: crise que pode afetar toda a empresa e precisa ser resolvida imediatamente;
• importante e não urgente: tarefas relevantes que devem ser desenvolvidas como metas e planejamentos para longo prazo;
• não importantes e urgentes: tarefas que estão com prazo apertado e revelam falta de organização;
• não importantes e não urgentes: tarefas que não precisam de atenção.

Essas são apenas algumas dicas de estratégias de gestão e otimização de tempo. Aplicar a metodologia mais adequada impacta positivamente a gestão estratégica da empresa.

Qual a relação entre produtividade e gestão do tempo?

Os dois conceitos estão diretamente relacionados, já que o tempo bem administrado permite um aumento na performance e no desempenho de uma pessoa ou de uma equipe.

Quanto melhor for a sua gestão do tempo, maior será a sua produtividade. Uma dica valiosa é quantificar exatamente o tempo necessário para a realização de cada tarefa.

Ou seja, se você tem uma tarefa com duração de 10 horas, não pode contabilizá-la no tempo como 9 ou 11, pois você atrasará ou tornará a produtividade mais lenta.

Que fatores interferem na produtividade da empresa?

A partir de agora, veremos os aspectos que podem interferir ou prejudicar o desempenho na empresa. Veja 3 dos principais fatores que são essenciais para o mindset de produtividade e gestão do tempo.

Ausência de metas e objetivos

Por trás da execução propriamente dita de tarefas e procedimentos, deve haver um plano claro de metas e objetivos para garantir que tudo será executado na ordem de importância correta.

Procrastinação

A procrastinação é o adiamento desnecessário de uma tarefa por conta de falta de proatividade e de foco em sua execução. No plano individual, isso acontece muito quando o profissional se deixa interromper por momentos em redes sociais ou notificações de celular.

Então, a recomendação é desativar essas distrações e manter a execução focada somente no que for necessário até a conclusão da tarefa. Para outras atividades, como redes sociais, mensagens de e-mail e celular, é necessário separar um tempo específico.

Desmotivação

A desmotivação é outro fator que impacta negativamente a execução de tarefas. Geralmente, isso ocorre por um planejamento malfeito em que são delegadas tarefas muito complexas ou muito extensas para conclusão em um muito curto espaço de tempo.

Quais as estratégias para aumentar o desempenho?

Agora, veremos algumas dicas essenciais para otimizar esse processo. Confira a seguir!

1. Defina as suas prioridades

Aprenda a identificar o que é prioritário e o que não é. As técnicas de planejamento repassadas anteriormente serão extremamente úteis para esse propósito. Então, separe um tempo para isso e defina-o corretamente.

2. Saiba delegar tarefas

Complexidade e tamanho de tarefas são fatores essenciais para determinar a necessidade de compartilhamento. Então, você deve ter o feeling para identificar a necessidade disso e delegar as partes que forem necessárias para desafogar a execução da atividade.

3. Utilize a tecnologia a seu favor

A tecnologia é fundamental para todos os passos relatados até aqui. Você pode implementar desde softwares específicos para cada momento da gestão até uma solução mais integrada que ofereça dados importantes para consolidação.

4. Avalie o seu desempenho constantemente

A cada ciclo de execução de tarefas, você deve avaliar o desempenho e buscar novas formas de otimização, sempre comparando com os resultados anteriores. Assim, você identificará as falhas no processo e descobrirá os pontos de sucesso da performance.

E então, está disposto a subir novos degraus e alcançar níveis mais elevados de performance? Neste artigo, você conferiu dicas cruciais para esse caminho. Ajuste-as ao seu modelo de gestão e evolua já!

O caminho da excelência está no constante aprendizado sobre produtividade e gestão do tempo. Aproveite a oportunidade e assine a nossa newsletter para manter o conhecimento em tudo que há de melhor na gestão sempre em dia!