Você sabe como funciona um sistema workflow? O futuro das concessionárias é cada vez mais digital e as soluções inteligentes se apresentam como a melhor ferramenta de trabalho otimizando resultados e trazendo mais inteligência para o negócio.
Nesse cenário competitivo e tecnológico, o gestor precisa de ferramentas profissionais e integradas ao fluxo de trabalho da agência. No entanto, como esse sistema automatiza os processos, como aplicá-lo em minha concessionária? São as respostas que o gestor de excelência deve buscar.
Por esse motivo, reunimos neste post uma série de informações e boas práticas para que esse mecanismo de gestão possa ser utilizado satisfatoriamente nos processos de sua concessionária. Confira!
Fluxo de trabalho é a tradução literal do termo workflow, mas, na prática do negócio, ele é muito mais do que isso ao adicionar ferramentas e elementos de otimização dos recursos envolvidos e automatização das ações de rotina.
Ou seja, ele reúne pessoas, recursos, dados, informações e setores organizando um processo desburocratizado e eficiente, com baixos custos e ótimos resultados. Para uma concessionária, tais benefícios são inquestionavelmente satisfatórios, não é mesmo?
Contudo, vamos entender o que são os processos de um negócio primeiramente. Cada setor, como o de vendas, tem uma série de rotinas e procedimentos que definem o andamento de suas atividades.
Tais ações têm um nível de organização e sequência que são respeitadas, mas a partir da inclusão da filosofia e ferramenta de workflow, todos esses procedimentos são otimizados e, ainda, melhor conectados aos demais processos do setor e da empresa.
Ou seja, tudo é organizado de maneira fluida e passa a obedecer à lógica do BPM.
O Business Process Management (BPM) também é conhecido como Gerenciamento de Processos de um Negócio e prega, entre outras diretrizes, a utilização de um sistema tecnológico que contemple a automação de suas etapas, detalhamento do fluxo e importância de informações entre seus diferentes integrantes.
O sistema workflow pode ser entendido como uma parte considerável ou até mesmo a espinha dorsal das estratégias definidas pelo BPM. Um bom exemplo de sua aplicabilidade é a importância das informações de uma venda repassada para o setor de finanças.
Sem o detalhamento, formatação das informações e prazos de envio, o controle de arrecadação de tributos, recolhimentos e pagamentos de importância contábil podem ser comprometidos.
Como consequência, a concessionária pode amargar prejuízos com o pagamento de multas governamentais, além de ter seu funcionamento em risco, caso a quitação não seja realizada dentro dos parâmetros estabelecidos pela entidade fiscalizadora.
Uma possível forma de classificar tais ferramentas é pelo porte e complexidade da empresa que o utilizará. Naquelas com grande volume de dados e funcionários, o ideal é que seja utilizado um tipo que priorize a formulação e execução de processos rígidos, por exemplo.
Negócios que lidam com diferentes necessidades, produtos e serviços também podem usar um sistema workflow, mas nesse caso, o ideal é que ele seja passível de mudanças do processo em favor da satisfação.
Por fim, um último tipo de ferramenta é considerada o meio-termo entre as duas primeiras. Ela permite o registro de processos rígidos, mas que tenham condicionantes e variáveis que permitam um bom percentual de personalização das etapas.
As informações apresentadas a seguir ajudam no entendimento da importância do sistema workflow e a maneira como ele deve ser elaborado. Além disso, explicam os benefícios dessa implementação. Acompanhe.
Com uma organização justa, o gerenciamento das tarefas a serem executadas é muito mais simples, além de discriminar quais são os envolvidos e os requisitos para o andamento.
Assim, com uma estimativa de como ele atua, pode tanto promover melhorias, como utilizar essa informação para fazer projeções e dar estimativas mais fiéis no atendimento ao cliente.
Com setores e responsáveis pelas etapas devidamente relacionados em cada processo, o sistema workflow garante que todos os envolvidos acompanhem a evolução e atuem quando forem necessários para a resolução da demanda.
Uma ferramenta de workflow também permite a integração com outros sistemas gerenciais. Assim, informações que devem ser compartilhadas entre setores, dados que devem ser registrados, apurados e enviados para controles de tributação e contábil, por exemplo, são realizados de maneira muito mais fluida e ágil.
Com a eliminação de ações humanas no registro e desenvolvimento de etapas de baixa complexidade, garante-se a redução de custos e melhor alocação dos colaboradores. Além disso, com a emissão de relatórios de análise do sistema workflow é possível tomar melhores decisões no negócio.
Se a equipe é retirada de processos e etapas de baixa complexidade, ela pode ser redirecionada para outros setores de maior relevância estratégica e mesmo aquelas que anteriormente executavam atividades mecânicas podem contribuir com suas experiências para melhorar o desempenho do negócio como um todo.
Um sistema workflow traz consideráveis contribuições para a eficiência operacional, enfatizando a produtividade, excelência na execução e claro, na redução de custos.
Valorizar tal estratégia, no entanto, não traz somente efeitos imediatos. Além da economia gerada, que garante melhor alocação de recursos, o sistema workflow traz eficiência na organização dos processos garantindo maior competitividade e facilidade de resposta para as mudanças do mercado.
Nesse sentido, o mercado em que as concessionárias estão inseridas pode sofrer diferentes influências. Crises econômicas sensibilizam mais intensamente as vendas de carros populares, enquanto a variação do dólar pode trazer ameaças ou oportunidades àqueles que trabalham com modelos importados.
Com os processos bem coordenados, a concessionária consegue responder rapidamente ao novo desafio e estar um passo à frente da concorrência, que ainda estará se mobilizando para reorganizar suas ações.
A clareza que o sistema workflow traz para os processos da empresa são cruciais para o sucesso de sua gestão. Ele cria uma linguagem comum para diferentes profissionais e setores, além de gerar um sentimento de integração e parceria entre todos os envolvidos.
Em outras palavras, a utilização de um sistema workflow na gestão de processos de uma empresa tem efeitos até mesmo motivacionais e de relacionamento interpessoal. Para uma concessionária que depende da atuação dos seus vendedores e precisa que todos os seus colaboradores ajam em prol do lucro e satisfação dos clientes, isso é fundamental, não é mesmo?
Um bom exemplo de aplicação dessa tecnologia você encontra no DMS Dealernet Workflow.
Agora falaremos de algo muito importante. Sabemos que não há limites para a evolução tecnológica, e quando você adere a uma solução como essa é mais inteligente contar com opções mais preparadas para absorver os avanços digitais.
Nesse contexto, os sistemas em cloud aparecem como uma solução mais segura e viável para armazenamento de informações e softwares. Dessa forma, falaremos um pouco mais sobre isso e todos os benefícios que são alcançados nessa opção.
A característica mais interessante da solução em nuvem é que ela conta com instalações em servidores virtuais. Isso é fundamental para eliminar os custos com manutenção e atualizações em máquinas próprias. Conheça agora algumas das principais vantagens dessa adoção.
O acesso remoto é importante para permitir mobilidade e flexibilidade. Ou seja, de qualquer equipamento e em qualquer máquina conectada, você poderá acessar os processos e controlá-los de forma inteiramente virtual.
Nesse caso, cada função pode abrir o sistema por meio de uma senha específica e todo o fluxo de trabalho é controlado online. Uma queda de energia, por exemplo, não gera perda de arquivos e informações cadastradas. Além disso, um defeito irreversível em um equipamento trará prejuízos somente em maquinário, preservando todos dados.
A segurança é outro aspecto essencial para qualquer gestor. O nível de acesso é mais restringido em soluções em nuvem. Os dados confidenciais precisam de maior dedicação e a criptografia auxilia nesse controle.
Dessa forma, você pode liberar o acesso somente às pessoas autorizadas. Cada registro é cadastrado com itens de segurança que consideram acessibilidade de acordo com a função, visibilidade condicional e outros aspectos de proteção. Assim, os sistemas em nuvem tendem a ser muito mais protegidos.
A integração do sistema workflow em nuvem é uma funcionalidade que permite sincronia fácil e confiável com os demais sistemas da infraestrutura informatizada.
Isso favorece o acesso em interface única de trabalho e garante a confiabilidade da sincronia dos dados. Sendo assim, você elimina redundâncias de cadastros e replica a informação nos canais apropriados automaticamente.
Há muitos benefícios na adoção de sistemas em nuvem, porém, destacamos a escalabilidade como um dos principais, pois impacta diretamente na inteligência do negócio.
Quando o fluxo de trabalho é controlado em nuvem, sua evolução fica mais aberta e todas as atualizações ou migrações para pacotes mais avançados são realizadas de forma muito mais limpa e rápida.
Por exemplo, um avanço pode exigir um maquinário mais potente e obrigar o gestor a ter custos com equipamentos. Já a atualização em nuvem trabalha em servidores virtuais e executa todo o processo de forma instantânea.
Compreendeu como o sistema workflow é muito importante no contexto atual da gestão de concessionárias? Neste artigo, você teve uma visão prática e elaborada sobre os benefícios dessa implementação.
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