Você sabe como funciona um sistema workflow? O futuro das concessionárias é cada vez mais digital e as soluções inteligentes se apresentam como a melhor ferramenta de trabalho otimizando resultados e trazendo mais inteligência para o negócio.

Nesse cenário competitivo e tecnológico, o gestor precisa de ferramentas profissionais e integradas ao fluxo de trabalho da agência. No entanto, como esse sistema automatiza os processos, como aplicá-lo em minha concessionária? São as respostas que o gestor de excelência deve buscar.

Por esse motivo, reunimos neste post uma série de informações e boas práticas para que esse mecanismo de gestão possa ser utilizado satisfatoriamente nos processos de sua concessionária. Confira!

Como funciona um sistema workflow?

Fluxo de trabalho é a tradução literal do termo workflow, mas, na prática do negócio, ele é muito mais do que isso ao adicionar ferramentas e elementos de otimização dos recursos envolvidos e automatização das ações de rotina.

Ou seja, ele reúne pessoas, recursos, dados, informações e setores organizando um processo desburocratizado e eficiente, com baixos custos e ótimos resultados. Para uma concessionária, tais benefícios são inquestionavelmente satisfatórios, não é mesmo?

Contudo, vamos entender o que são os processos de um negócio primeiramente. Cada setor, como o de vendas, tem uma série de rotinas e procedimentos que definem o andamento de suas atividades.

Tais ações têm um nível de organização e sequência que são respeitadas, mas a partir da inclusão da filosofia e ferramenta de workflow, todos esses procedimentos são otimizados e, ainda, melhor conectados aos demais processos do setor e da empresa.

Ou seja, tudo é organizado de maneira fluida e passa a obedecer à lógica do BPM.

O que é BPM?

O Business Process Management (BPM) também é conhecido como Gerenciamento de Processos de um Negócio e prega, entre outras diretrizes, a utilização de um sistema tecnológico que contemple a automação de suas etapas, detalhamento do fluxo e importância de informações entre seus diferentes integrantes.

O sistema workflow pode ser entendido como uma parte considerável ou até mesmo a espinha dorsal das estratégias definidas pelo BPM. Um bom exemplo de sua aplicabilidade é a importância das informações de uma venda repassada para o setor de finanças.

Sem o detalhamento, formatação das informações e prazos de envio, o controle de arrecadação de tributos, recolhimentos e pagamentos de importância contábil podem ser comprometidos.

Como consequência, a concessionária pode amargar prejuízos com o pagamento de multas governamentais, além de ter seu funcionamento em risco, caso a quitação não seja realizada dentro dos parâmetros estabelecidos pela entidade fiscalizadora.

Existe mais de um tipo de sistema workflow?

Uma possível forma de classificar tais ferramentas é pelo porte e complexidade da empresa que o utilizará. Naquelas com grande volume de dados e funcionários, o ideal é que seja utilizado um tipo que priorize a formulação e execução de processos rígidos, por exemplo.

Negócios que lidam com diferentes necessidades, produtos e serviços também podem usar um sistema workflow, mas nesse caso, o ideal é que ele seja passível de mudanças do processo em favor da satisfação.

Por fim, um último tipo de ferramenta é considerada o meio-termo entre as duas primeiras. Ela permite o registro de processos rígidos, mas que tenham condicionantes e variáveis que permitam um bom percentual de personalização das etapas.

Quais as vantagens do sistema workflow para o negócio?

As informações apresentadas a seguir ajudam no entendimento da importância do sistema workflow e a maneira como ele deve ser elaborado. Além disso, explicam os benefícios dessa implementação. Acompanhe.

Melhora o gerenciamento de tarefas

Com uma organização justa, o gerenciamento das tarefas a serem executadas é muito mais simples, além de discriminar quais são os envolvidos e os requisitos para o andamento.

Assim, com uma estimativa de como ele atua, pode tanto promover melhorias, como utilizar essa informação para fazer projeções e dar estimativas mais fiéis no atendimento ao cliente.

Aumenta a fluidez e agilidade do processo

Com setores e responsáveis pelas etapas devidamente relacionados em cada processo, o sistema workflow garante que todos os envolvidos acompanhem a evolução e atuem quando forem necessários para a resolução da demanda.

Uma ferramenta de workflow também permite a integração com outros sistemas gerenciais. Assim, informações que devem ser compartilhadas entre setores, dados que devem ser registrados, apurados e enviados para controles de tributação e contábil, por exemplo, são realizados de maneira muito mais fluida e ágil.

Reduz a incidência de falhas

Com a eliminação de ações humanas no registro e desenvolvimento de etapas de baixa complexidade, garante-se a redução de custos e melhor alocação dos colaboradores. Além disso, com a emissão de relatórios de análise do sistema workflow é possível tomar melhores decisões no negócio.

Otimiza os custos

Se a equipe é retirada de processos e etapas de baixa complexidade, ela pode ser redirecionada para outros setores de maior relevância estratégica e mesmo aquelas que anteriormente executavam atividades mecânicas podem contribuir com suas experiências para melhorar o desempenho do negócio como um todo.

Um sistema workflow traz consideráveis contribuições para a eficiência operacional, enfatizando a produtividade, excelência na execução e claro, na redução de custos.

Oferece apoio estratégico e rápida resposta ao mercado

Valorizar tal estratégia, no entanto, não traz somente efeitos imediatos. Além da economia gerada, que garante melhor alocação de recursos, o sistema workflow traz eficiência na organização dos processos garantindo maior competitividade e facilidade de resposta para as mudanças do mercado.

Nesse sentido, o mercado em que as concessionárias estão inseridas pode sofrer diferentes influências. Crises econômicas sensibilizam mais intensamente as vendas de carros populares, enquanto a variação do dólar pode trazer ameaças ou oportunidades àqueles que trabalham com modelos importados.

Com os processos bem coordenados, a concessionária consegue responder rapidamente ao novo desafio e estar um passo à frente da concorrência, que ainda estará se mobilizando para reorganizar suas ações.

A clareza que o sistema workflow traz para os processos da empresa são cruciais para o sucesso de sua gestão. Ele cria uma linguagem comum para diferentes profissionais e setores, além de gerar um sentimento de integração e parceria entre todos os envolvidos.

Em outras palavras, a utilização de um sistema workflow na gestão de processos de uma empresa tem efeitos até mesmo motivacionais e de relacionamento interpessoal. Para uma concessionária que depende da atuação dos seus vendedores e precisa que todos os seus colaboradores ajam em prol do lucro e satisfação dos clientes, isso é fundamental, não é mesmo?

Um bom exemplo de aplicação dessa tecnologia você encontra no DMS Dealernet Workflow.

Por que optar pelo sistema em nuvem?

Agora falaremos de algo muito importante. Sabemos que não há limites para a evolução tecnológica, e quando você adere a uma solução como essa é mais inteligente contar com opções mais preparadas para absorver os avanços digitais.

Nesse contexto, os sistemas em cloud aparecem como uma solução mais segura e viável para armazenamento de informações e softwares. Dessa forma, falaremos um pouco mais sobre isso e todos os benefícios que são alcançados nessa opção.

A característica mais interessante da solução em nuvem é que ela conta com instalações em servidores virtuais. Isso é fundamental para eliminar os custos com manutenção e atualizações em máquinas próprias. Conheça agora algumas das principais vantagens dessa adoção.

Acesso remoto

O acesso remoto é importante para permitir mobilidade e flexibilidade. Ou seja, de qualquer equipamento e em qualquer máquina conectada, você poderá acessar os processos e controlá-los de forma inteiramente virtual.

Nesse caso, cada função pode abrir o sistema por meio de uma senha específica e todo o fluxo de trabalho é controlado online. Uma queda de energia, por exemplo, não gera perda de arquivos e informações cadastradas. Além disso, um defeito irreversível em um equipamento trará prejuízos somente em maquinário, preservando todos dados.

Segurança

A segurança é outro aspecto essencial para qualquer gestor. O nível de acesso é mais restringido em soluções em nuvem. Os dados confidenciais precisam de maior dedicação e a criptografia auxilia nesse controle.

Dessa forma, você pode liberar o acesso somente às pessoas autorizadas. Cada registro é cadastrado com itens de segurança que consideram acessibilidade de acordo com a função, visibilidade condicional e outros aspectos de proteção. Assim, os sistemas em nuvem tendem a ser muito mais protegidos.

Facilidade de Integração com outros aplicativos

A integração do sistema workflow em nuvem é uma funcionalidade que permite sincronia fácil e confiável com os demais sistemas da infraestrutura informatizada.

Isso favorece o acesso em interface única de trabalho e garante a confiabilidade da sincronia dos dados. Sendo assim, você elimina redundâncias de cadastros e replica a informação nos canais apropriados automaticamente.

Escalabilidade

Há muitos benefícios na adoção de sistemas em nuvem, porém, destacamos a escalabilidade como um dos principais, pois impacta diretamente na inteligência do negócio.

Quando o fluxo de trabalho é controlado em nuvem, sua evolução fica mais aberta e todas as atualizações ou migrações para pacotes mais avançados são realizadas de forma muito mais limpa e rápida.

Por exemplo, um avanço pode exigir um maquinário mais potente e obrigar o gestor a ter custos com equipamentos. Já a atualização em nuvem trabalha em servidores virtuais e executa todo o processo de forma instantânea.

Compreendeu como o sistema workflow é muito importante no contexto atual da gestão de concessionárias? Neste artigo, você teve uma visão prática e elaborada sobre os benefícios dessa implementação.

Agora queremos saber, você percebe como o sistema workflow pode ajudar na gestão da sua concessionária? Quer receber outros temas relacionados, como relacionamento com clientes, redução de custos e otimização de resultados? Então, assine nossa newsletter e não perca mais nenhum conteúdo!