Workflow: entenda a importância para a sua concessionária

Um bom fluxo de processos, alinhado às capacidades da empresa, é imprescindível ao desempenho operacional. Sem um workflow coeso, íntegro e transparente fica difícil manter a qualidade e o controle das rotinas. Se o seu objetivo é alcançar resultados cada vez mais expressivos e perenes, não há dúvida: é preciso investir em padronização e automatização de processos.

Neste post, você entenderá um pouco mais sobre a importância do workflow. Em primeiro lugar, exploraremos o impacto positivo do fluxo de processos no dia a dia das concessionárias. Em seguida, pontuaremos algumas dicas essenciais para aplicar e acompanhar o workflow, garantindo o alinhamento operacional e a alta performance corporativa. Boa leitura e bons insights!

A importância de um workflow organizado para a concessionária

O workflow, entendido como um conjunto de ferramentas que viabiliza a automatização de tarefas, é um termo cada vez mais comentado entre os gestores. A percepção geral é de que a competitividade, tão essencial à sobrevivência no mercado, passa pela otimização de rotinas e de recursos — e, nisso, o fluxo de processos pode ajudar.

Na prática, o workflow é um mecanismo indispensável à excelência operacional. A partir da padronização das atividades — seja o envio de um novo contrato de venda, seja a entrada de uma nota fiscal —, diminui-se a incidência de retrabalho e a ocorrência de erros humanos. Isso significa que o cotidiano de trabalho ganha mais produtividade e transparência, permitindo que a equipe priorize rotinas de alto valor agregado em detrimento de operações excessivamente manuais.

Ao integrar todas as operações, empoderando profissionais e eliminando divergências nos processos da concessionária, o workflow potencializa o desempenho do time e confere ao gestor, em suas decisões estratégias, a capacidade de avaliar indicadores e também de tomar decisões mais acertadas.

Como aplicar e manter o workflow da concessionária

Uma vez evidenciada a importância do workflow nas concessionárias — que precisam enxugar seus custos, otimizar recursos e maximizar os resultados da operação —, é pertinente partir para uma abordagem complementar. Aos gestores, já convencidos da urgência de padronizar as rotinas da empresa, cabe entender quais são as melhores táticas para implantar (e manter) o workflow da concessionária.

Conheça os tipos de workflow

Antes de qualquer ação, é preciso se certificar de que a iniciativa é pertinente. No caso da implantação do workflow, vale conhecer as possibilidades disponíveis e, a partir das características da concessionária, definir a mais adequada para o momento — e as metas — da gestão. Os principais modelos são:

• AD HOC: processo manual, simples e altamente flexível, permite que itens sejam alterados de acordo com a necessidade e com as regras do negócio;
• administrativo: quando há integração de demandas e de atividades, é comum que os processos se tornem mais burocráticos. Esse tipo de workflow garante a organização das informações e, assim, acelera o cotidiano operacional;
• produtivo: diz respeito a processos mais repetitivos, geralmente de maior complexidade e que exigem o apoio de tecnologia de gestão. Refere-se principalmente a operações que podem ou não sofrer interferência humana;
• colaborativo: em um fluxo de trabalho independente, também deve haver espaço para a integração das áreas. Um processo completo, enxuto e produtivo pressupõe o envolvimento de times com diferentes habilidades trabalhando em prol de um objetivo comum;
• transacional: refere-se a um processo marcado por tarefas conjuntas, ainda que executadas em unidades distintas, de modo a assegurar a confiabilidade da operação.

Identifique as principais necessidades da concessionária

Além de observar os métodos e recursos disponíveis, é fundamental que o gestor empreenda uma análise criteriosa de suas demandas e de seus recursos internos. Afinal, apenas ao conhecer seus principais gargalos do negócio, identificando os problemas que afetam os resultados da concessionária, é possível traçar estratégias e adotar ferramentas que realmente maximizem os retornos da operação.

Para que o workflow seja corretamente implantado e possa surtir efeitos positivos ainda no curto prazo, certifique-se de levantar as necessidades mais urgentes e de explorá-las em profundidade. Vale mencionar ainda que a implantação do workflow é flexível e, em seu aspecto modular, pode atender às principais necessidades da concessionária de forma orgânica.

Não é preciso, por exemplo, abranger todas as áreas de negócio de uma vez só — em vez disso, o gestor tem autonomia para avaliar seus resultados e deliberar sobre as ações imediatas, estabelecendo um planejamento para etapas futuras. Os módulos do workflow, portanto, são robustos e integrados, mas também apresentam o dinamismo necessário a concessionárias com foco em produtividade e lucratividade.

Conheça (e aproveite) os principais benefícios do workflow

O workflow é uma ferramenta poderosa e representa ganhos cotidianos à concessionária — em curto, médio e longo prazos. À medida que os processos evoluem, a gestão fica mais madura e entrega resultados cada vez mais consistentes. Entre os principais benefícios de um fluxo automatizado e transparente de trabalho, despontam:

• redução de custos e de desperdícios ao suprimir erros manuais e eliminar o retrabalho;
• otimização de processos e recursos (humanos, físicos e financeiros), galgando resultados mais positivos e perenes;
• ganho em eficiência e eficácia operacional, centralizando as informações e facilitando o acesso a elas;
• aumento da integração de equipes, favorecendo a produtividade e minimizando equívocos;
• empoderamento de profissionais e lideranças, favorecendo decisões mais transparentes e produtivas;
• maximização dos resultados, evidenciando uma operação mais enxuta e focada em rentabilidade.

Diante de vantagens tão significativas, não seria equivocado dizer que o workflow é um instrumento poderoso de gestão. A partir da padronização de atividades, é possível obter uma rotina mais alinhada e blindá-la contra intervenções que prejudicam o andamento do processo — seja um erro manual, seja um desvio significativo em alguma das unidades de negócio.

Mantenha as informações sob controle

Por fim, embora não menos importante, é preciso ressaltar que o monitoramento de dados tem papel fundamental na gestão otimizada e produtiva. Uma vez padronizadas e automatizadas, as operações começam a gerar uma quantidade considerável de dados, tais como tempo demandado para a execução de determinada tarefa e número de erros cometidos em uma etapa específica do fluxo.

Essas informações são extremamente valiosas para a melhoria contínua. Quando o gestor extrai relatórios, analisa gráficos ou percebe que há demora excessiva na conclusão de uma demanda comercial, por exemplo, é essencial que ele identifique possíveis falhas e tenha segurança para corrigi-las — baseando-se em cenários reais formatados a partir da coleta de dados internos.

Dessa forma, fica evidente que o acesso às informações estratégicas confere mais autonomia ao líder e o empodera diante das deliberações que devem tornar a concessionária mais produtiva e lucrativa. A aplicação de informações transparentes garante que as rotinas estejam sempre em aperfeiçoamento e que o negócio esteja constantemente em um ciclo de melhoria contínua.

Dealernet: expertise e tecnologia para o seu workflow

Desde o início da empresa, a Dealernet se dedicou a aplicar tecnologia de ponta para otimizar processos corporativos. O foco em um segmento desafiador, embora repleto de oportunidades de desenvolvimento e expansão, posicionou a marca como uma das líderes em plataformas aderentes ao ecossistema automotivo.

Entre as ferramentas desenvolvidas pela Dealernet, em total alinhamento às necessidades e demandas das concessionárias contemporâneas, está justamente o workflow. A funcionalidade garante a padronização de atividades recorrentes e minimiza prejuízos operacionais — de tempo, de dinheiro e de mercadorias, por exemplo —, proporcionando ao gestor um domínio mais transparente e efetivo da operação.

O workflow construído pela Dealernet permeia as áreas estratégicas do negócio e integra operações que, de outra forma, permaneceriam desconectadas e potencialmente pouco produtivas. Imagine, por exemplo, o controle do estoque: sem um fluxo sistemático e bem definido, fica difícil manter o volume adequado e garantir que não haja desperdícios.

Nesse sentido, com um sistema integrado e um workflow bem definido, as lideranças visualizam a situação da armazenagem em tempo real, automatizando, inclusive, a criação de Pedidos de Compra caso identifiquem-se baixas em determinado item. O mesmo acontece na área contábil, na comercial, na de pós-vendas e nos demais departamentos estratégicos da concessionária. Esse nível de monitoramento e de gestão só é possível por meio da tecnologia!

Se, a essa altura, você ainda não está convencido de que precisa implantar estratégias e ferramentas capazes de padronizar (e alavancar) os processos da sua concessionária, é possível que esteja perdendo dinheiro — e espaço no mercado. Por outro lado, se você já entende a importância de formatar seu workflow de modo coeso e produtivo, não hesite: entre em contato conosco e saiba como podemos ajudá-lo!