Você sabe qual é a importância de um sistema integrado de gestão para concessionárias? Entende por que fazer com que a gestão seja integrada e voltada para dados? Sabe quais são as principais vantagens de uma ferramenta como essa?

Neste post, será possível entender um pouco mais sobre o assunto e convencer-se acerca da importância de uma solução integrada de gestão. Primeiro, discutiremos a importância de contar com um software robusto e aderente às operações do negócio. Em seguida, abordaremos as principais vantagens de implantá-lo, fornecendo um panorama bem completo a respeito de sua influência no dia a dia da concessionária. Boa leitura!

O que é e para que serve um sistema integrado de gestão para concessionárias?

A rotina de uma concessionária vai muito além da venda de carros. A operação no BackOffice, afastada das negociações comerciais diretas, é igualmente complexa e exige que o líder esteja empenhado em sua missão administrativa.

Para tornar o cotidiano mais simples, eficiente e enxuto, o sistema integrado de gestão para concessionárias desponta como uma ferramenta valiosa. Como o próprio termo sugere, esse sistema é a tecnologia capaz de centralizar todas as informações da empresa, unificando o repositório de dados e facilitando o acesso a eles — da emissão de propostas comerciais às estratégias de fidelização de clientes.

O recurso, também conhecido como ERP, é eficaz no diagnóstico de necessidades operacionais e indispensável ao domínio dos processos. Por meio de relatórios consistentes, por exemplo, é possível identificar eventuais gargalos e agir proativamente para corrigi-los.

Do mesmo modo, a tecnologia confere previsibilidade à gestão, favorecendo a identificação de tendências e facilitando o aproveitamento delas na estratégia da concessionária. Para os líderes, o sistema também figura como um catalisador de crescimento. Os mecanismos gerenciais empoderam indivíduos e facilitam a tomada de decisão, contribuindo para formar profissionais mais competentes e empresas mais fortes.

Quais são as principais vantagens de um sistema integrado de gestão?

Enquanto tecnologia, o software de gestão representa um salto significativo em competitividade e transparência. Ao integrar todas as áreas do negócio, centralizando as informações estratégicas e operacionais, o sistema garante que os benefícios gerados sejam perenes e influenciem grandemente os mais variados departamentos da concessionária. Veja, agora, algumas das principais vantagens.

Organização de dados

Há algumas décadas, quando todos os registros corporativos eram mantidos em depósitos físicos, ficava difícil controlar e gerenciar os inputs do negócio. Com a tecnologia de gestão, a organização de dados ganhou um aliado poderoso.

Hoje, em um mundo em que tudo acontece aqui e agora, as empresas precisam contar com recursos ágeis. Seja em função da necessidade de recorrer a algum documento emitido recentemente, seja para armazenar um comprovante de pagamento, o sistema de concessionária desponta como a ferramenta ideal para promover e fortalecer a organização de repositórios.

O software é competente para gerar, enviar e armazenar NFs de saída, por exemplo, registrando automaticamente os produtos que foram vendidos e os encargos que foram pagos. É, da mesma forma, eficaz no armazenamento de NFs de entrada, assegurando a conformidade legal da concessionária perante a lisura e a idoneidade de seus fornecedores.

Otimização de processos

É comum encontrar gestores que, imersos em suas demandas cotidianas, não dispõem de tempo para pensar na estratégia global de seus negócios. Nas concessionárias, essa postura é perigosa: considerando a volatilidade do mercado e o alto valor agregado de cada venda, a validação de táticas deve ser uma prática constante.

Tudo começa na integração de dados. Ao utilizarem um sistema capaz de aglutinar as informações internas — do financeiro ao pós-venda —, os profissionais ganham agilidade para executar suas tarefas do dia a dia. Esse cenário proativo, por sua vez, gera outra vantagem expressiva: a tecnologia fixa padrões e automatiza operações, eliminando o retrabalho.

Ao reduzir a necessidade de intervenções manuais e, ao mesmo tempo, maximizar a confiabilidade dos processos, a empresa ganha rapidez e precisão. As pendências são prontamente resolvidas e os erros são suprimidos, melhorando o desempenho das equipes e do negócio como um todo.

Controle de estoque

Como já mencionamos, o bom controle de estoque é essencial para que as demandas de consumo, inseridas em um mercado altamente competitivo, sejam atendidas de forma eficiente e lucrativa. Nas concessionárias, onde a formatação e a manutenção do estoque exigem recursos volumosos, a excelência no monitoramento de armazenagem é fundamental.

Nesse contexto, o sistema integrado de gestão promove benefícios profundos. É possível, por exemplo, fazer previsões de demanda com base em dados históricos, identificando ou não a necessidade de reforçar os itens em estoque — sejam carros, sejam peças, sejam opcionais etc.

Da mesma forma, a tecnologia gerencial permite que a administração dos recursos seja transparente e eficaz. Por meio de relatórios, gerados de forma instantânea pelo software, o gestor pode calcular o capital despendido em estoque e analisar a efetividade de seus investimentos, ampliando compras ou revendo decisões.

Integração de áreas

Em qualquer empresa, independentemente do porte ou do segmento, cada equipe desenvolve atividades essenciais à manutenção do negócio. É natural, portanto, que de cada área derive, todos os dias, uma nova massa de dados que são imprescindíveis à gestão no curto, médio e longo prazos.

Quando a concessionária não dispõe de uma tecnologia integrada de gestão, as operações rotineiras de cada departamento não são unificadas. Cada departamento costuma armazenar seus dados em um repositório distinto, sem influenciar as decisões de seus pares de forma orgânica e automática.

Na prática, essa postura traz morosidade aos processos e pode incorrer em prejuízos operacionais. Imagine, por exemplo, a inevitável interação entre vendas e estoque: caso não haja uma solução que alimente ao mesmo tempo as duas áreas, é comum que surja uma lacuna entre o processo de venda e a previsão de entrega. Muitos negócios podem deixar de ser fechados por uma inconsistência no fluxo de dados.

Se, por outro lado, há interação entre as unidades, o cenário se altera significativamente: o time comercial pode registrar o aumento da demanda por um determinado veículo e o de suprimentos, em parceria com a equipe de logística, deve imediatamente viabilizar uma reposição estratégica.

Diminuição de retrabalho

Tanto relacionado à integração de áreas quanto à otimização de processos, vale destacar o benefício de redução de retrabalho. Com sistemas isolados, é muito comum que a gestão tenha que atualizar outras áreas sobre determinadas ações que ocorreram. Nesse caso, todos os impactos só serão sentidos após essa atualização.

Pior ainda, pode ser que, após essa mudança em outro setor, o gestor identifique que a ação tem que ser refeita. Exemplo: uma ação de marketing não é integrada ao financeiro e, só depois de realizada, é notado que não havia orçamento. Nesse caso, tanto o retrabalho como o prejuízo acabam acontecendo para o negócio.

Outro ponto é que a comunicação flui com melhor qualidade e mais velocidade entre os setores. Assim, todo o trabalho de envio de e-mails para a sinalização de ações é suprimido e esse trabalho repetitivo é assumido pela solução, gerando muito mais tempo para o desenvolvimento de atividades analíticas e complexas.

Minimização de riscos

Há, sem dúvidas, muitos riscos inerentes à atividade empresarial. Os ambientes interno e externo interagem de modo imprevisível, demandando que o gestor amplie o controle sobre as variáveis que domina e fique sempre atento a indícios de mudança em âmbitos em que não pode interferir (alterações na legislação, por exemplo).

Para minimizar os riscos, informação é poder. Na parte legal, por exemplo, um software atualizado garante conformidade às exigências fiscais e tributárias, facilitando a gestão dos recursos e mantendo a confiabilidade das operações.

Já no aspecto interno, a sistematização das atividades confere mais autonomia e segurança aos profissionais envolvidos em atividades estratégicas. Por meio da tecnologia de gestão, é possível monitorar o fluxo de caixa e pontuar se determinado investimento — em infraestrutura ou em portfólio de produtos, por exemplo — é viável naquele momento.

Visão estratégica

A estratégia corporativa é um grande diferencial para as empresas modernas. A concorrência acirrada elevou os padrões operacionais e, hoje, exige que os gestores estejam à frente de inovações significativas. Isso, porém, só é possível quando as lideranças são capazes de ampliar suas visões e construir cenários alternativos.

Um sistema integrado de gestão é a chave para uma visão estratégica mais produtiva e rentável. Ao dispor de dados críveis a respeito das atividades cotidianas, como número de pedidos mensais ou volume de protocolos abertos no pós-venda, o gestor pode aprofundar as avaliações sobre seus produtos e serviços, formatando insights valiosos.

Ao examinar balanços e relatórios, extraindo-os facilmente de um software atualizado, o líder arquiteta uma visão ampla do negócio e empodera-se diante dos cenários, capacitando-se para construir panoramas e tomar decisões mais acertadas.

Maior segurança de dados

Outro fator fundamental na escolha de um sistema de concessionária é a possibilidade de garantir segurança e confiabilidade dos dados. Sistemas manuais não conseguirão integrar de forma eficiente todas as informações e serão mais suscetíveis a erros e inconsistências.

Da mesma forma, esses sistemas integrados de gestão trazem a funcionalidade de acessos por senha e até categorizados de acordo com o cargo funcional do usuário. Isso é crucial para evitar acessos indevidos ou alterações inapropriadas.

Um sistema seguro também se refere a um controle compatível com as legislações e em conformidade com as exigências jurídicas. Isso envolve compliance e diretrizes, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Com um sistema profissional, é mais simples garantir essa conformidade sem deixar incongruências.

Redução de custos

É natural que uma gestão que prescinda de sistemas automatizados incorra em maiores custos com pessoal e até com tecnologia para conseguir qualidade. Já com a implementação de um software apropriado, é esperada uma redução nesses custos.

Além disso, um sistema de concessionária eficaz impacta os fluxos de processos, otimizando-os e aprimorando-os. A partir disso, é esperado um trabalho mais fluido, mais rápido e mais econômico.

Diante disso, é um equívoco pensar na aquisição de um sistema como um gasto. Na verdade, essa implementação torna-se um investimento a partir do raciocínio de que ela trará otimização de processos, apoio à tomada de decisão e melhora de resultados em pouco tempo.

Melhores meios para a identificação de gargalos nos processos

Sabemos que os gargalos são extremamente prejudiciais ao fluxo de processos e, sem sistemas ou até mesmo com softwares ineficazes, fica muito difícil identificar esses problemas e melhorar o andamento do trabalho.

Um sistema integrado de gestão verifica o fluxo considerando todas as variáveis possíveis de execução e o trabalho em sinergia entre os setores. Dessa forma, ele tende a encontrar esses gargalos e permitir o raciocínio para as melhores decisões de otimização.

Com a ferramenta ideal. é possível conquistar mais produtividade com a funcionalidade da automação, sempre lembrando que isso deve ser feito de forma inteligente e adequada ao contexto do setor automotivo.

Aumento da produtividade

Tarefas repetitivas, rotinas, serviços operacionais — tudo isso representa um entrave para acelerar a produtividade do pessoal. Nesse sentido, a automação de demandas é fundamental para desafogar áreas responsáveis por trabalhos mais complexos que envolvem raciocínio, análise e tomada de decisão estratégica.

Inevitavelmente, o fator de aumento de produtividade impulsiona a lucratividade. Com mais eficiência operacional, é possível otimizar custos e tempo de determinadas atividades, fazendo com que o preço final repassado ao consumidor tenha uma melhor margem de lucros.

Finalmente, com um sistema integrado de gestão, há várias maneiras de otimizar serviços e, com isso, ampliar a qualidade do trabalho. Sabemos que não é viável aumentar a produtividade sem que isso seja feito de forma qualitativa. Então, o que vemos nessa funcionalidade é uma forma de gerar mais valor para o cliente e diferenciar-se da concorrência, obtendo competitividade com eficiência.

Monitoramento dos resultados do negócio

A transformação digital trouxe uma série de mudanças impactantes ao mundo dos negócios. Nesse universo, o aumento de dados foi expressivo e sai na frente quem consegue tratá-los e analisá-los com inteligência e precisão.

Para isso, os sistemas de gestão trabalham a integração de áreas de forma que seja possível analisar com correção os resultados e obter a compreensão exata sobre a baixa produtividade, os gaps e as inconsistências, assim como a certificação de que o planejamento é bem realizado.

Indo além dos resultados, é possível monitorar até mesmo as atividades em tempo real e você pode acompanhar se as ações pensadas no planejamento estratégico estão sendo realizadas de acordo com o esperado. Alguns dos benefícios práticos desse monitoramento envolvem:

• evitar erros;
• organizar melhor as tarefas;
• avaliar o desempenho de colaboradores;
• acompanhar o andamento das metas propostas pelo planejamento estratégico.

Otimização da tomada de decisão

Tudo pode estar funcionando perfeitamente bem até que uma decisão pode colocar o negócio em alto risco ou até em falência. Para evitar isso, é preciso ter bases seguras para agir. Uma série de funcionalidades e recursos de sistemas integrados de gestão colaboram, então, para que o gestor otimize a sua tomada de decisão.

Diversos fatores, como falhas em processos, indicadores de desempenho, incongruências, dentre outros, acabam tornando o trabalho do gestor bem complexo. Nesse caso, o sistema oferece recursos ideais, como gráficos, planilhas, tabelas, relatórios e várias outras funções, para embasar melhor a tomada de decisão.

Fala-se bastante em visão global do negócio, porém, nem sempre isso é tão simples. Com uma gestão por uma solução integrada, é possível enxergar com mais clareza o todo e tomar decisões que não impactem negativamente os demais setores, ou seja, agir de forma isolada dentro de um contexto geral do negócio. Muitas ações assim acabam por beneficiar o setor em questão, mas, eventualmente, prejudicam uma área não interligada.

Fortalecimento da comunicação interna

Quando falamos em sinergia e centralização nesse sistema, isso não necessariamente é um ponto ruim. Na verdade, a integração, nesse caso, facilita e democratiza o acesso à informação e permite padronizar a resposta aos diversos setores da empresa. Então, a mesma linguagem de ação que será priorizada no setor de vendas, por exemplo, poderá ser trabalhada na área financeira, no estoque e em todos os demais setores. É lógico que isso contribui para que a comunicação entre eles fique mais fortalecida e eficaz.

Tudo parte de um mesmo panorama que é visto e compartilhado por todos. Daí, o sistema opera de forma isonômica nos diversos setores e permite uma informação padronizada e simples de compreender.

Ainda dentro desse contexto, o sistema é capaz de aumentar a qualidade e a confiabilidade das informações, reduzindo erros e permitindo diagnósticos mais precisos e fazendo com que o gestor consiga estabelecer metas e objetivos mais claros.

Geração de painéis de controle

Os chamados dashboards são essenciais para obter uma visão mais específica de determinadas atividades dentro de um conjunto de processos. Essa observação facilita o controle e auxilia o gestor a extrair gráficos e relatórios mais qualificados e condizentes com situações específicas.

Nesse caso, é possível embasar melhor as decisões, evitar erros, identificar falhas e simular ações para correção, dentre outras funcionalidades. Esses painéis podem ser exibidos de acordo com parâmetros estabelecidos ou por programações prontas do sistema integrado de gestão.

Controle geral

Com um sistema integrado de gestão, o líder pode não só ter um panorama específico sobre determinada situação, mas também a visão geral do negócio. Essa visão é a ideal para tomar atitudes mais globais que necessitam de diversas variáveis, tanto internas quanto externas.

Já as análises descritivas e preditivas podem ser realizadas com mais facilidade, considerando a visão geral, pois o sistema é capaz de oferecer uma série de auxílios, como:

• alerta de falhas;
• sinalização de inconsistências;
• fiscalização geral de atividades;
• propostas de otimização de tarefas; dentre outras funcionalidades.

Ainda nesse contexto, é possível obter o que chamamos de visão consolidada dos setores. Isso significa que qualquer ação realizada impacta imediatamente as demais áreas, permitindo que o gestor saiba de todos os efeitos de forma geral e tenha a possibilidade de prever consequências negativas. Outros pontos, como o fluxo de informação, a informatização com ferramentas inteligentes e o monitoramento de atividades, colaboram para que o gestor amplie o nível de controle sobre os processos e aprimore a execução dos serviços.

Por que investir em tecnologia integrada de gestão?

De forma geral, o investimento em tecnologia é, também, um investimento em sustentabilidade administrativa. É cada vez mais evidente que, para se manter no mercado e permanecer lucrativa, toda empresa precisa investir em otimização de processos.

Ao implantar um ERP, a concessionária registra ganhos imediatos e assegura a viabilidade da operação também no longo prazo. O sistema integrado de gestão é essencial para potencializar vendas e fidelizar clientes, mas igualmente necessário para viabilizar o crescimento da concessionária, mantendo a conformidade e maximizando desempenhos.

A essa altura, você provavelmente já está convencido de que a tecnologia de gestão é imprescindível, além de altamente estratégica. Aproveite para conhecer um pouco mais sobre as soluções da Dealernet e veja como elas podem integrar e otimizar os processos da sua empresa.

Como escolher o sistema integrado de gestão ideal?

Antes de falarmos sobre os principais fatores de escolha, é importante conscientizar sobre o mindset dessa aquisição. Não se trata somente de investimento em inovação e em tecnologia, mas de um passo para o desenvolvimento do negócio. Muitos elementos são considerados para uma gestão de excelência, como estratégia, sustentabilidade, evolução e otimização de custos. Tudo isso hoje está atrelado ao controle de dados e informações.

Nesse cenário, é praticamente impossível não considerar uma cultura de gestão voltada para a priorização de dados. Portanto, um sistema informatizado potencializa a visão do gestor e otimiza a tomada de decisão para garantir a competitividade de um negócio. Veja, agora, além desse raciocínio, o que você deve pensar para realizar uma escolha excelente.

Observe as condições de contrato

Essa consideração está diretamente relacionada ao fator custo-benefício da aquisição. É comum encontrar soluções muito caras que não trazem o efeito esperado. Por outro lado, sistemas muito baratos também podem não trazer o resultado necessário.

Tempo de contrato, condições de uso, suporte ao uso de funcionalidades e soluções de problemas são alguns dos fatores que precisam ser esclarecidos no momento da aquisição. A empresa fornecedora precisa deixar claro o que trará de recursos e quanto cobrará para que esse sistema atenda corretamente aos anseios do negócio.

Outra palavra-chave nessa aquisição é a adequação com os objetivos estratégicos da empresa. Dessa forma, o ideal é que você busque uma avaliação sobre as funcionalidades do software e as necessidades de negócio para encontrar a melhor compatibilidade.

Verifique o suporte oferecido

Dificuldades técnicas também são perfeitamente normais em se tratando de sistemas de alto valor como esses. Nesse sentido, é importante verificar com o fornecedor se ele oferece um atendimento em tempo integral ao usuário.

Já imaginou contratar um software de alto investimento e perder uma oportunidade de negócio por desconhecimento de uma funcionalidade? Ou até mesmo a dificuldade de evolução por falta de atendimento em algum problema?

Pois é, por isso é importantíssimo que isso esteja alinhado e a empresa ofereça, de preferência, um atendimento 24 horas e sete dias por semana para que você tenha todo o suporte de implementação e funcionamento garantido.

Certifique-se da possibilidade de escalabilidade

É natural que você pense em uma implementação como essa para fazer o negócio evoluir. À medida que isso ocorre, é normal que o sistema permita funcionalidades de melhor potencial para soluções mais complexas e volumosas.

Integrar todos os setores com um grande volume de informações exige uma gestão de alta complexidade. Por isso, o sistema deve facilitar esse processo e o ideal é que o contrato já preveja essa evolução e permita meios mais simples para a atualização do software. Hoje, a competitividade exige, acima de tudo, um negócio escalável. Dessa forma, é impossível aceitar um sistema engessado e sem possibilidades de atualização, trazendo atraso em médio e longo prazos.

Atente para a possibilidade de atender às especificidades da concessionária

Além de todos esses fatores elencados anteriormente, é fundamental que você alinhe as expectativas em torno da visão da empresa. Qual é a real necessidade de sua concessionária? Será que esse software atenderá às suas principais especificidades?

Quando falamos nesse assunto, nós nos referimos ao potencial de personalização que o software permite. Uma série de componentes pode ser valiosa nessa gestão, como localidade, preferências de clientes e conformidades legislativas. Então, o software deverá trabalhar para que esse sistema de concessionária esteja perfeitamente alinhado ao negócio e permita uma gestão voltada para a otimização de resultados e o desenvolvimento sustentável.

Percebeu a importância de um sistema integrado de gestão? Neste artigo, você pôde conferir tudo que precisa saber sobre essa aquisição para realizar a melhor escolha e descobrir também que, em tempos de transformação digital, é praticamente impossível sobreviver sem ferramentas administrativas de grande porte como essa.

Restou alguma dúvida sobre como funciona um sistema integrado de gestão? Não se preocupe, é só entrar em contato que o atenderemos com prazer!