A regularidade fiscal de uma organização é fundamental para sua imagem. Por outro lado, trata-se de um processo com grande número de rotinas e alta responsabilidade no preenchimento. Uma saída viável com a intenção de otimizar essa questão pode ser o investimento em tecnologias para automatizar processos fiscais.

Especificamente no caso de concessionárias, há um expressivo número de documentos a serem tratados e administrados com risco de, em caso de mau gerenciamento, resultar em graves problemas com o fisco e afetar a saúde financeira da loja.

Pensando nessa importante demanda, preparamos este artigo com orientações claras e objetivas sobre os benefícios da automação fiscal. Veja agora como e por que investir nessa implementação. Boa leitura!

Como funciona a automatização de processos fiscais?

A automação é o carro chefe da loja do futuro! Soluções digitais desse setor contribuem para qualificar o desempenho do escritório de diferentes maneiras.

Englobar rotinas e promover a integração com outras áreas são dois bons exemplos. Além disso, harmonizar os preenchimentos de formulários tributários com execuções cruzadas e programadas com mecanismos que impedem cadastros incompletos e encaixes fiscais inadequados consistem em outras práticas possíveis.

Por esses motivos, o investimento em automatização de processos fiscais traz uma série de vantagens para concessionárias. Uma das principais soluções da Dealernet, o portalxml representa um sistema de controle e segurança que abraça todos os arquivos fiscais eletrônicos do seu negócio. Entre as funcionalidades, destacam-se:

• consulta, download e armazenamento das NFes de entrada e saída para simplificar os processos fiscais e aumentar a produtividade por meio de recursos específicos;
• exportação das NFes diretamente para o seu DMS com o objetivo de otimizar a eficiência e ganhar tempo;
• manifestação do destinatário para realizar todos os eventos pelo Portal XML;
• download de arquivos em lote ou individual para ter maior praticidade;
• envio de arquivos fiscais para o e-mail para direcionamento automático de DANFEs e notas fiscais;
• conciliação do status entre NFes e os dados da SEFAZ para acrescentar segurança aos processos fiscais do negócio e diminuir erros ou divergências.

Automatizar processos fiscais significa o monitoramento de extensas rotinas e controles de documentos, alinhando informações aos demais departamentos, reduzindo o tempo de retrabalho e evitando problemas com o fisco.

Quais os processos estratégicos que compõem a automatização?

Agora vamos listar os processos que podem ser incluídos na estratégia de automação fiscal. Um sistema completo deve abranger tarefas e permear dados de maneira que o controle esteja sempre atualizado e concomitante com as legislações fiscais e tributárias. Acompanhe algumas delas.

Emissão de NF-e

Os documentos de Nota Fiscal são cruciais pois têm caráter comprobatório e, quando trabalhados corretamente, eliminam problemas jurídicos e de auditoria. A validação desses registros recebe tratamento prioritário em sistemas fiscais e a exatidão é garantida por mecanismos eletrônicos.

Ou seja, ao permitir cadastros 100% manuais, o gestor engessa o controle fiscal ao precisar investir mais dinheiro em equipe especializada, além de outros gastos com espaços prediais, impressão de documentos etc.

Nesse sentido, uma solução informatizada sincroniza valores, otimiza rotinas e gerencia notas fiscais. A emissão de NF-e passa a ser totalmente digitalizada com possibilidades de cadastro em nuvem e integração direta com dados de outros departamentos.

Integração de dados

A transformação digital também contribui para uma gestão mais integrada de informações. Desse modo, a inteligência do sistema não permite que os setores trabalhem isoladamente ou que ocorram inconsistências e divergências entre as áreas.

Em especial os setores de vendas, financeiro e outros que envolvem dinheiro devem estar unificados com a administração fiscal. A solução digital é programada para contemplar essa integração e embasar melhor planos e estratégias para o futuro da concessionária.

Assim, qualquer profissional que inserir uma informação no sistema conta com bloqueios, direcionamentos e sincronias capazes de impedir cadastros equivocados, evitando retrabalhos e erros e agilizando o fluxo de processos.

Pagamentos e impostos

As soluções digitais contam com ferramentas específicas para auxiliar nos cadastros de pagamentos e no controle de impostos. Esses cálculos são gerados automaticamente sem a necessidade de levantamentos e cruzamentos manuais de informações.

Então, na entrada de documentos tudo já fica registrado para relatórios posteriores que são exibidos por meio de consultas, filtros e outras operações de resgate de informações. Mais uma vez, constatamos redução de tempo e maior espaço para desenvolver estratégias de crescimento.

Toda essa apuração tributária contribui para que os dados estejam sempre precisos e alinhados com o fisco. A garantia da integridade desses materiais evita autuações pela Receita Federal ou pelo Ministério do Trabalho e atesta o status de regularidade fiscal da concessionária.

Contabilidade online

A uniformidade e o alinhamento dos processos online também favorecem o serviço de contabilidade, que ganha rapidez e eficácia. Essa automação é mais uma das metodologias capazes de fazer "mais com menos", ajudando o contador com mobilidade e flexibilidade de trabalho.

Ou seja, além da gestão fiscal, a automação também é útil para a gestão contábil, já que otimiza e integra os dados entre os setores e amplia a visão administrativa do negócio com análises abrangentes e consultas aprimoradas.

Por último, vale lembrar que a adoção de um sistema informatizado para automatizar processos fiscais ainda coopera para uma auditoria mais eficiente, já que um grande volume de informações é tratado com mais rigor e concomitância.

Como implementar a automatização de processos fiscais em uma concessionária de veículos?

A escolha por implementar uma solução informatizada passa por investir em uma empresa especializada, como a Dealernet, que oferece diversas ferramentas integradas para a gestão completa de um negócio.

O software voltado para a gestão fiscal é programado para não só controlar toda essa área, mas aumentar a produtividade, melhorar a performance e manter os arquivos eletrônicos totalmente organizados e sincronizados.

No caso da Dealernet, você encontra um conjunto de soluções capazes de aprimorar especialmente a gestão de concessionárias de veículos automotivos tanto leves como pesados. Para maiores detalhes sobre a implementação, solicite uma apresentação e busque detalhes para a informatização.

Viu como automatizar processos fiscais é crucial para a concessionária? Se você entendeu mesmo, já pode começar a planejar o investimento em uma boa solução para garantir melhor retorno para sua loja de veículos. Saber como funciona um software de processos fiscais, além de como implementá-lo na sua organização, é muito importante.

Para finalizar, fica o nosso convite para entrar em contato e transformar o desejo da automação em realidade!