O famoso Excel é uma ferramenta prática no auxílio à gestão de documentos fiscais. Mas, se o usuário não atentar para os detalhes matemáticos e organizacionais, pode comprometer todo o serviço. Nesse contexto, é comum que alguns erros apareçam.

Por isso, cabe ao gestor prever as inconsistências, buscar meios que possam otimizar o processo e facilitar eventuais correções. Foi pensando nessa demanda que preparamos um artigo com questões fundamentais sobre um sistema de gestão fiscal. Confira agora os 5 erros comuns em planilhas e como evitá-los.

Por que a gestão de documentos fiscais é importante?

Dados fiscais não são apenas números, mas documentos de vital importância para a saúde da organização. Uma boa gerência dessa área melhora o suporte à tomada de decisão, garante as comprovações para legislação fiscal, mantém a regularidade com o fisco e ainda auxilia na elaboração de planos de curto, médio e longo prazo.

Talvez você ainda não tivesse atentado para isso, mas controlar toda a gestão de documentos fiscais por uma ou mais planilhas eletrônicas pode enfraquecer o controle dessas demandas tão importantes para o seu negócio. Um especialista em gestão fiscal deve adotar as seguintes condutas:

• planejamento fiscal;
• adoção de sistema automatizado;
• auditorias;
• organização documental e outras.

Quais os principais erros de execução em planilhas eletrônicas?

É importante enfatizar que a intenção do post não é desconhecer a utilidade das planilhas que trazem facilidade, praticidade e controle ao usuário. O ideal é que o gestor use seu feeling corporativo para mensurar até que ponto essa ferramenta atenderá à gerência sem transtornos. O que garantimos é que a principal diferença entre um controle em Excel e uma solução completa e automatizada está na alta capacidade de gestão de informações.

Enquanto o primeiro se enquadra perfeitamente para pequenos cálculos e controles básicos, o segundo é capaz de suportar extensos volumes de informações. Conheça agora alguns dos principais erros para quem escolhe controle total por planilhas eletrônicas.

1. Erros na fórmula

A planilha é bem mais suscetível a erros humanos. Assim como a implementação é acessível e prática, essa facilidade acaba tornando o sistema mais frágil. Dessa forma, cálculos mais complexos podem sofrer uma interpretação errônea de elaboração e não resultar dados corretos.

Em grande parte dos casos esses, equívocos estarão camuflados no controle financeiro e influenciarão em atitudes equivocadas por parte do corpo administrativo da organização. Erros em fórmulas afetam a tomada de decisão de gestores e prejudicam o planejamento organizacional. Enganos como esse somente são sanados por meio de uma plataforma digital de gestão fiscal.

2. Erros no cálculo de impostos

O cálculo de impostos deve sempre estar atualizado de acordo com a legislação fiscal. Em um programa como o Excel, o usuário pode editar e elaborar extensas fórmulas. Porém, erros em sinais ou parâmetros são comuns e difíceis de identificar.

Nesse caso, uma atualização legislativa pode ser bastante complicada de atualizar no sistema, já que é possível que o usuário não insira o parâmetro correto ou ainda não corrija em todas as planilhas necessárias. Um erro desse tipo também pode causar um efeito catastrófico, pois um imposto pode ser mensurado em valor muito abaixo do normal e comprometer todo um planejamento financeiro.

3. Erros de digitação

A planilha não tem capacidade relacional. Isso significa que uma mesma informação pode ser digitada de formas diferente em várias planilhas. Por exemplo: um nome de cliente, produto ou serviço pode ser digitado de várias formas em outras planilhas e passar despercebido.

Uma mesma informação também pode ser digitada duas ou mais vezes em um mesmo controle e causar duplicidade. Nesse caso, a falta de sincronia acaba dificultando muito a identificação do problema, porque as informações ficam espalhadas entre os departamentos.

4. Perda de dados ou informações

É praticamente impossível manter um controle completo em apenas um arquivo. Por isso, a maioria dos empreendimentos conta com várias planilhas, o que dificulta a sincronia de dados.

Nesse caso, é possível que um ou mais usuários tenham acesso a versões diferentes dos documentos e alterem uma versão desatualizada. Quando essa ação só é percebida após o salvamento, a perda é inevitável, resultando em retrabalho ou inconsistência de dados.

5. Lentidão na exibição de resultados

Ainda sobre o mesmo problema de excesso de planilhas, essa inconsistência sobrecarrega a memória e torna o sistema lento. A tendência é que fique cada vez mais pesado com as informações que são inseridas. Mesmo em um controle bem organizado, com todas as ferramentas que o programa oferece, não é possível filtrar com mais precisão e relacionar grandes volumes de dados.

Soma-se a isso a dificuldade com a interface que não é amigável e intuitiva. Dessa forma, um usuário iniciante terá problemas para navegar e atualizar dados.

O que é sistema de gestão fiscal?

O primeiro conceito-chave em um sistema de gestão fiscal se refere ao controle de extensos volumes de dados. A plataforma é preparada para otimizar todo o processo. Um grande volume de informações exige uma sincronia profissional, algo que também só é possível por meio de uma ferramenta robusta e inteligente. Nesse caso, qualquer atualização é gravada automaticamente em qualquer estação ou perfil de acesso.

Outro atributo fundamental é o aspecto relacional. Esse conceito é uma inteligência de programação que relaciona e harmoniza o que for preciso para eliminar duplicidades e outras inconsistências em controles.

Por último, mas não menos importante, a otimização de todo o processo agiliza a exibição de dados, oferece suporte à tomada de decisão e melhora o desempenho de uma forma geral. A solução de gestão é sempre estruturada para utilizar o mínimo de recursos e resultar no máximo de informações. Viu como esse sistema pode ser útil para o seu negócio? Anote tudo que for válido e comece a planejar a implementação

Neste artigo, aprendemos o que é um sistema de gestão de documentos fiscais e quais os principais erros a serem evitados em planilhas eletrônicas, além de saber como os processos são otimizados por uma solução profissional.

Continue evoluindo no conhecimento administrativo e saiba quais são as vantagens de um sistema integrado de gestão para sua concessionária.