Além de se preocupar com os investimentos na infraestrutura e produção da empresa, os empreendedores devem se preocupar com as obrigações fiscais, pois esse tema pode acabar estagnando as atividades do negócio caso não sejam seguidas as recomendações e exigências dos órgãos competentes. Na atualidade, muitas regras e normas relacionadas ao setor financeiro foram modificadas ou substituídas visando atender objetivos específicos.

Sendo assim, é dever do líder empresarial estar por dentro de todas as questões tributárias e fiscais que envolvem seu negócio. Podemos citar como exemplo a legislação referente ao armazenamento de NF-e. Essa nova exigência visa trazer um maior controle e segurança sobre as operações comerciais entre as empresas. Dessa forma, informações como o tempo em que se deve guardar o arquivo XML ou como fazer uma NF-e precisam ser de conhecimento dos gestores.

Caso você esteja procurando informações sobre esse tema, preparamos este artigo contendo as principais informações sobre o assunto. Vamos lá?

Como o armazenamento das notas fiscais eletrônicas funciona?

Antes de mais nada, é fundamental falarmos como o armazenamento das notas fiscais eletrônicas funciona. Tudo se dá com o uso do arquivo XML. Esse recurso foi criado em outubro de 2005. Pode-se dizer que o arquivo XML é a versão digital da nota fiscal eletrônica, em que se cumpre um padrão nacional de registro fiscal que pode ser utilizado em todo o território nacional.

Vale ressaltar que é possível assegurar legitimidade jurídica com todas as informações da Nota Fiscal Eletrônica em arquivo XML por meio da assinatura digital que é armazenada nesse arquivo. Esse documento é estruturado em padrão fiscal muito utilizado para o armazenamento e transmissão de vários conjuntos de dados. O XML é usado pela própria Receita Federal com a finalidade de padronizar a emissão de notas fiscais em todo o território brasileiro.

Dessa forma, quando nos referimos à nota fiscal ou ao documento fiscal, o XML é considerado como a própria nota fiscal, mas que está no meio digital. Sendo assim, quando é necessário apresentar a nota fiscal eletrônica em termos de fiscalização ou troca de produtos, o arquivo que é enviado é o XML, e não a versão impressa (DANFE) como muitos pensam.

Outro ponto é que esse arquivo contém todos os dados da nota (número, data de emissão, série etc), informações do emitente, do destinatário, da mercadoria e serviços, dados tributários dentre outros itens. Todas as notas fiscais eletrônicas usadas no país fazem uso do formato XML para armazenar suas informações, sendo esse documento que deve ser levado à Receita Federal no ato de cada venda.

Por que é importante fazer o armazenamento da nota fiscal eletrônica?

Agora que você sabe como o armazenamento de NF-e funciona, deve estar se perguntando para quê realizar essa operação. A resposta é que o armazenamento das Notas tem o objetivo de trazer maior segurança para as organizações, bem como para a Receita Federal.

Durante esse período, órgãos tributários e fiscais podem solicitar a conferência para averiguar a possibilidade de alguma inconsistência de dados e informação, bem como algum erro ou reclamação. Para evitar grandes problemas, a empresa precisa ter o documento em mãos.

Vale comentar que a corporação também pode receber no período de validade da Nota Fiscal algum tipo de cobrança, como é o caso de imposto de renda, tendo a nota como um documento que comprovará que em um determinado período foi realizada a emissão desse item com o valor e comprovando que os impostos correspondentes foram retidos e pagos.

Por quanto tempo esses documentos devem ficar guardados?

Primeiramente, devemos considerar que o XML é o arquivo em forma digital que representa a NF-e, sendo ele o documento que precisa ser armazenado pelo tempo mínimo estipulado pela legislação. A esse respeito, a norma diz que esse documento deve ficar armazenado pelo tempo de 5 anos, sendo válido esse tempo tanto para o fornecedor quanto para o comprador.

O que diz a legislação?

O armazenamento de XML da Nota Fiscal eletrônica é regulado pelo Ajuste SINIEF 07/2005. Em sua Cláusula Décima é retratado que o emitente deve manter a NF-e em arquivo digital, pelo prazo previsto na legislação tributária sob sua responsabilidade, mesmo fora da empresa, tendo a obrigação de ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.

A legislação ainda ressalta que deve ser guardado pelo emitente de NF-e pelo prazo estabelecido o DANFE que acompanhou o retorno de mercadoria que não é entregue ao destinatário, devendo ter o motivo do fato em seu verso.

É possível armazenar o arquivo XML em bancos de dados?

Segundo o Portal da Nota Fiscal Eletrônica, a NF-e é o arquivo XML que é agregado com a sua respectiva autenticação de uso assinado digitalmente. Sendo assim, esses mesmos elementos devem ser armazenados de modo que preservem o mesmo formato que foram emitidos e autorizados.

O contribuinte é que decide sobre a manutenção das informações em banco de dados. Esses bancos são necessários quando falamos em questões operacionais da empresa. No entanto, não substituem a obrigatoriedade da guarda do XML da NF-e.

Quais são as penalidades caso haja descumprimento?

Os problemas gerados envolvendo o armazenamento de XML podem ocasionar muitos prejuízos para a empresa. Quando isso ocorre, a corporação pode acabar não conseguindo apresentar as informações exigidas pelo Fisco dentro do prazo legal ou apresentar dados errados ou sem comprovação.

Todos esses eventos acarretam penalidades para a empresa, em que há multas (que podem variar de 1% sobre o valor da operação a R$ 1500,00 por cada mês de atraso), podendo também resultar em prisão ou processos judiciais, já que é previsto em lei como crime a sonegação de impostos. É claro que essas penalidades também impedem de participar de licitações, bem como de obter empréstimos, o que gera prejuízos à estabilidade e imagem da empresa.

Portanto, essas foram as principais informações acerca do armazenamento de NF-e. Vale citar que os prejuízos financeiros são os mais impactantes para a sustentabilidade da empresa. Por isso, é fundamental contar com uma boa solução tecnológica para ajudar nesse sentido, como é o caso das soluções oferecidas pela Dealernet, que podem revolucionar seus processos operacionais e administrativos.

Gostou do artigo e deseja saber mais sobre as nossas soluções? Então, entre em contato conosco e converse com um de nossos consultores!