Uma boa administração financeira pode determinar o sucesso da concessionária. Então, é importante investir nas melhores práticas, rotinas e tecnologias financeiras, o que inclui a automação de pagamentos. Já ouviu falar no assunto? Sabe quais os benefícios?

Grosso modo, ao automatizar pagamentos, você pode colocar mais tempo, foco e energia em tarefas estratégicas, como as decisões de investimento e financiamento. Também pode reduzir a burocracia diária, garantindo um financeiro mais ágil, flexível e preciso.

Nos tópicos seguintes, ganhamos profundidade no assunto. Explicamos a automação de pagamento, quais seus benefícios e como realizá-la. Portanto, continue a leitura.

O que é automação de pagamentos?

Toda concessionária lida com uma enorme quantidade de pagamentos. É preciso cumprir compromisso com fabricantes, parceiros estratégicos, funcionários, instituições públicas e governo, entre outros. Isso resulta em um enorme fluxo de contas a pagar.

Lidar com tantos pagamentos pode ser complicado. Atrasos podem resultar em multas e juros, e também podem negativar o CNPJ da empresa. Então, diariamente, é necessário lidar com boletos, lembretes, prazos e cobranças, o que implica em uma boa carga de trabalho.

Felizmente, é possível fazer a automação dos pagamentos. Aqui, a ideia é contar com a tecnologia para que o fluxo de contas a pagar seja devidamente cumprido, mas com pouca ou nenhuma intervenção humana. Ou seja, o trabalho torna-se automatizado.

Essa automação inclui a realização de transferências bancárias para fornecedores, o envio de comprovantes de pagamento, a validação da conta bancária e a emissão de relatórios de contas, entre outras coisas, como o cumprimento da folha de funcionários.

Por qual razão automatizar o sistema de pagamentos?

Existem muitos motivos para realizar a automação de pagamentos. Em última análise, podemos dizer que isso gera agilidade e precisão à concessionária, bem como desempenho superior à média do mercado. Outro grande benefício está na transformação digital, de modo que a empresa se torne mais bem adequada à indústria 4.0. Entenda mais, a seguir.

1. Melhora o aproveitamento do tempo

O tempo é um recurso escasso, afinal, só existe até determinado limite. Logo, é preciso aproveitá-lo ao máximo, de modo que as tarefas diárias sejam cumpridas e que o negócio não negligencie o que é estratégico. Para tanto, é útil contar com a automação.

A automação de pagamentos permite que o operacional seja deixado a cargo do software, que cumpre rigorosamente as rotinas de pagamento. Em paralelo, a força de trabalho pode aplicar seu tempo em tarefas que envolvem tomada de decisão e visão estratégica.

2. Reduz custos não estratégicos

Toda empresa lida com custos não estratégicos, que devem ser reduzidos ou eliminados por completo. Um ótimo exemplo é o pagamento de multas e juros por atraso, assim como pagamentos duplicados de contas. Isso implica em um enorme prejuízo ao negócio.

Nesse caso, a automação contribui ao mitigar erros e atrasos, permitindo que a empresa atue com mais pontualidade em seus compromissos. Também promove algo chamado de economia em escala, permitindo que se faça mais com os recursos já disponíveis.

3. Promove mais padronização no trabalho

Padronização de processos é coisa séria. Na medida em que as rotinas são bem alinhadas, o nível de qualidade torna-se superior, reduzindo o número de gargalos e atritos. Todavia, se cada operador financeiro conta com uma rotina própria, a padronização é prejudicada.

Tecnologias de automação contam com um fluxo de trabalho previamente modelado. O software cumpre um conjunto específico de etapas, garantindo que exista um alto grau de padronização nas tarefas e, por consequência, nos resultados finais do setor financeiro.

4. Subsidia o gerenciamento estratégico

O setor financeiro é estratégico aos negócios. É sua responsabilidade melhorar as decisões de financiamento e de investimento, de forma que a empresa saiba de onde obter dinheiro e onde aplicar seus recursos financeiros. Todavia, se o financeiro está sobrecarregado com atividades operacionais, sobra pouco tempo e energia para lidar com o que é estratégico.

Nesse caso, a automação dos pagamentos cuida das tarefas mais burocráticas e repetitivas, aliviando o financeiro para tratar do que é estratégico. Também fornece dados e relatórios do fluxo de pagamentos, permitindo que os gestores fiquem bem informados.

5. Potencializa a transformação digital

O financeiro tem passado por uma forte transformação digital. Em suma, consiste no uso de tecnologias para melhorar planejamento, aplicação e controle dos recursos. No sistema de pagamentos, essa digitalização inclui a automação das atividades rotineiras.

Quando a transformação digital é negligenciada, toda a concessionária pode ser afetada. Torna-se difícil acompanhar as mudanças em curso e competir com empresas líderes de mercado, que normalmente estão na vanguarda e já automatizam seus processos.

Veja que o cumulativo dessas vantagens não beneficia somente o setor financeiro, mas toda a concessionária. Torna-se possível construir uma empresa mais descomplicada, ágil e precisa, hábil em lidar com recursos financeiros, rotinas e força de trabalho.

Como automatizar o sistema seu financeiro?

A automação de pagamento é acessível a todas as concessionárias. Sua adoção depende de três principais coisas: boas tecnologias, suporte especializado e força de trabalho alinhada, o que inclui os líderes e a equipe do financeiro.

Um bom software gerencial pode facilitar a automação, afinal, conta com módulos que melhoram o controle e o monitoramento do financeiro. Todavia, o ideal é buscar por uma solução especializada, ou melhor, arquitetada para a realidade da sua concessionária.

Também é importante contar com orientação, seja de fornecedores tecnológicos e/ou consultorias especializadas. Na medida em que recebe as instruções certas, inclusive sobre como utilizar novas tecnologias, tem mais chances de promover a mudança almejada.

Por fim (e não menos importante), é necessário alinhar a força de trabalho. As equipes e os líderes do financeiro devem efetivamente adotar o software, conhecer seu funcionamento e sua importância para trabalho. Assim, os resultados serão superiores.

Veja, agora você está por dentro do assunto. Lembre-se de que a automação de pagamento envolve a substituição do trabalho manual, adotando tecnologias para que o trabalho seja mais descomplicado, fluido e preciso. Isso promove muitos benefícios à concessionária e às equipes de trabalho, como a redução de custos e o melhor aproveitamento do tempo.

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