Quando seu sistema começa a deixar na mão, é sinal de que chegou a hora de trocar o software de gestão para um sistema DMS automotivo e eliminar riscos de performance de sua operação. Afinal, tão fundamental quanto fechar negócios é ter um controle preciso de todas as operações de sua empresa.

Um software confiável pode fazer isso e ainda proporcionar mais agilidade e dinamismo aos trabalhos. Alguns programas mais antigos podem não entregar mais aquilo que o empreendimento necessita e o resultado acaba sendo prejudicial ao crescimento.

Preparamos este artigo para que você entenda um pouco mais sobre como funciona um sistema DMS automotivo e quais são os pontos que mostram que chegou a hora de trocar seu software. Confira!

O que é o sistema DMS automotivo?

O sistema DMS (Dealership Management System) automotivo é um dos mais modernos sistemas de gestão para concessionária. Eles permitem a centralização de dados através da integração de todas as áreas do negócio o que facilita o acesso e dá mais agilidade aos processos.

Dentro dele, é possível armazenar informações que vão desde o estoque até dados de seus clientes — e tudo de forma dinâmica e integrada, com possibilidade de gerenciamento de documentos e armazenamento on-line. Além disso, ele pode ser integrado a outras ferramentas CRM (Customer Relationship Management) de sua concessionária.

Qual a importância de trocar o software da concessionária quando necessário?

O software escolhido para atender as necessidades e demandas da concessionária deve estar sempre atualizado e com ótimo funcionamento, deixando a clientela satisfeita. Quando esses pontos começam a apresentar falhas, é sinal de que o sistema deve ser revisto ou investir em um novo.

Ao ignorar os problemas do software, você arrumará arrumando muitas dores de cabeça para o seu empreendimento. Podemos listar algumas consequências como:

• diminuição e insatisfação de clientes;
• suporte técnico precário;
• queda de faturamento e lucro;
• insatisfação dos funcionários.

Sempre que enxergar algo que precise ser alterado ou ajustado no software de sua concessionária, contacte o parceiro o mais rápido que puder para manter a boa qualidade dos serviços oferecidos.

Como saber a hora de trocar e eliminar riscos?

Para saber qual o momento certo de trocar o seu software de gestão para concessionária, é importante estar atento aos pontos que serão apresentados a seguir.

Falhas no sistema

Imagine-se no meio de um processo e, do nada, ele trava, precisando que você reinicie todo o lançamento de dados. Ou pior: no meio de uma venda, não consegue acessar o software, que apresenta várias falhas. Isso é frustrante tanto para sua empresa quanto para o cliente.

Esse é um bom indício de que seu sistema de gestão para concessionária está defasado e que chegou a hora de trocá-lo. Afinal de contas, por melhor que seja o suporte oferecido, nem sempre há esse tempo hábil para aguardar o contato de um técnico ou mesmo sua visita. No meio de vendas de veículos, tempo é dinheiro!

É fundamental que você verifique frequentemente a estabilidade do software de sua concessionária e questione todos seus colaboradores sobre eventuais erros em telas. Ao primeiro sinal de que o sistema não é mais confiável — exigindo controles paralelos em planilhas ou outras aplicações —, a recomendação é mudar.

Falta de integração

Uma gestão eficiente requer que o software seja integrado com todas as áreas da empresa e, se for o caso, de todo o grupo. Aquele velho modelo de planilhas paralelas e controladas por apenas uma pessoa não cabe mais nos dias de hoje.

Dessa forma, é essencial que todos os colaboradores possam ter acesso às informações que forem pertinentes para um bom fechamento de negócio. Um software integrado ainda permite que as melhores decisões sejam sempre tomadas sem prejuízos à empresa.

Por isso, ao pensar em trocar seu software de gestão, prefira sempre algo mais completo e que a integração seja um pré-requisito. Sistemas assim, além de serem mais eficazes, evitarão gastos futuros com módulos extras ou mesmo a necessidade de comprar softwares complementares.

Baixo nível de automação

A automatização dos processos da concessionária é um dos grandes diferenciais quando se conta com um software de qualidade. Ela consegue otimizar o tempo de trabalho da sua empresa e eliminar erros constantes cometidos em procedimentos que não precisam ser feitos de forma manual.

No entanto, no momento em que o sistema já apresenta algumas falhas, podemos perceber que essa automação já começa a dar sinais de depender ainda mais da gestão humana, tornando-se ineficaz.

Os processos ficam mais lentos e, consequentemente, começa a gerar insatisfações de seus colaboradores e clientes. Nesse momento, é preciso observar se é realmente necessário trocar o software de gestão ou fazer ajustes de manutenção. Entre em contato com a administradora do sistema sempre que possível.

Ausência de atualizações

O mundo está em constante evolução. Inclusive, mudanças na legislação acontecem com uma certa frequência. Por isso, é fundamental que o seu sistema de gestão para concessionária também tenha atualizações constantes para acompanhar essa as tendências.

Em termos de atualizações das leis, é ainda mais importante que o software permita essa inovação e gerenciamento de documentos fiscais para que você esteja sempre cumprindo as novas exigências, pois isso ajuda a evitar multas por irregularidades na atuação.

Para que você tenha uma noção ainda mais realista da situação, imagine que a falta de atualização seja responsável por não aplicar uma nova alíquota de um imposto. É o suficiente para sua empresa cair na malha fina da Receita Federal.

Interface não amigável

Todo software precisa ser intuitivo e ter uma interface amigável e que evite o lançamento de informações redundantes. Em linhas gerais, ele precisa ser prático e fácil de usar, evitando que o tempo seja perdido no processo.

Algo totalmente fora disso fará sua equipe se distanciar do sistema e o resultado pode ser desastroso para o controle de sua empresa. Se a ferramenta que você utiliza apresenta essas dificuldades, é claro que há algo de errado e que chegou a hora de atualizar a tecnologia usada pela empresa.

Lembre-se ainda de que sistemas pouco amigáveis dificultam o treinamento de novos funcionários, exigindo muito mais energia e tempo para que ele esteja pronto para usá-lo.

Problemas de travamento

Incidentes como pequenos travamentos são comuns de ocorrerem em qualquer software de gestão existente. Contudo, caso essa questão comece a acontecer com mais frequência, pode ser um sinal para ter uma atualização de seus sistemas.

Softwares desatualizados tornam a tecnologia utilizada obsoleta com o passar do tempo, gerando insatisfações dos funcionários e outras dores de cabeça. Procure sempre atualizar os sistemas ou busque por uma nova solução.

Controles paralelos em excesso

Uma empresa que investe em um sistema de gestão integrada avançado, não precisa de controles paralelos para melhorar os processos, pois o software normalmente já tem os comandos necessários.

Caso contrário, se tiver muitos controles externos em ocasiões de o sistema não dar conta, pode ser um sinal claro de que o produto contratado está necessitando de ajustes ou precisa ser modificado.

Suporte não satisfatório

Todos os itens listados até aqui já seriam suficientes para perceber que é necessário trocar seu software de gestão automotivo, mas, se sua maior dificuldade é a falta de suporte, pare tudo o que está fazendo e contrate outro sistema agora mesmo.

Um dos principais problemas em qualquer sistema é a falta de atenção por parte do fornecedor. Todo software é passível de erro e ter uma equipe para solucioná-los o mais rápido possível é essencial. Se isso não ocorrer, algo terrivelmente errado está acontecendo e o maior prejudicado será o seu empreendimento.

Verifique se o atendimento da empresa fornecedora do software é ágil para que, quando você mais precisar, ela não deixe na mão. Fique de olho no suporte técnico, se ele é acessível e ocorre de forma profissional e contínua.

Ligações ignoradas, atendimento falho, lentidão nos processos e falta de resolução dos problemas são sinais claros de que a empresa fornecedora do software não está preparada para atender à sua demanda, o que pode levar prejuízos ao negócio.

O que considerar para escolher um substituto? 

Caso deseje substituir seu sistema atual por alguns problemas citados neste texto, é necessário fazer uma busca consciente e ter em mente de que o software precisa ser moderno, atualizado e fornecer suporte constante aos clientes.

Podemos listar outras características que uma tecnologia precisa ter como:

• inovação: investimento em novas tecnologias visando aprimorar processos e melhorar produtos para o ecossistema automotivo;
• transparência: integridade e comprometimento com nossos clientes, parceiros e colaboradores;
• foco no cliente: atendimento personalizado para entregar as melhores soluções.

Com todos esses fatores, a Dealernet oferece soluções que cobrem todos os processos de gestão corporativa, ajudando as concessionárias a gerenciar custos, fortalecer a relação com os clientes e aumentar seu faturamento.

São mais de 30 anos de experiência no mercado de TI que se consolidou como uma das líderes no desenvolvimento de sistemas que atendem mais de 40 marcas na indústria automotiva.

Como você viu até aqui, são vários os motivos para considerar na hora de trocar o software de gestão automotivo. Ao optar por um sistema DMS, que é mais moderno e intuitivo, dê preferência a empresas especializadas no segmento, que tenham experiência de mercado. Isso evita que sua solução se torne uma nova dor de cabeça.

Se gostou de nosso artigo sobre o momento de trocar software de gestão automotiva, acesse nosso site e conheça o sistema ideal para acompanhar os processos de sua empresa de forma totalmente profissional e com foco no cliente.